1. База знаний Yva.ai
  2. Краткое руководство пользователя

Вопросы и ответы по системе Yva.ai

Что такое Yva.ai?

Yva.ai – это платформа для управления вовлечённостью и эффективностью сотрудников в режиме реального времени.

Чем полезна Yva.ai? 

Yva.ai помогает организациям:

  • улучшать благополучие и вовлечённость сотрудников,
  • развивать лидерство в командах,
  • развивать самих сотрудников,
  • повышать эффективность компании.

Основные функции Yva.ai

В Yva.ai реализованы 2 основные аналитические функций: опыт сотрудников в реальном времени и эффективность и лидерство – также в реальном времени.

1) Функция оценки опыта сотрудников в режиме реального времени:

  • в режиме реального времени измеряет благополучие и вовлечённость всех групп сотрудников для решения проблем до их возникновения,
  • прогнозирует увольнения задолго до решения сотрудника покинуть компанию, что позволяет сохранить ключевых сотрудников и создавать звёздные команды,
  • в режиме реального времени измеряет 11 факторов удовлетворённость сотрудников, выявляя требующие улучшения элементы корпоративной культуры и операционной деятельности.

2) Функция оценки эффективности и лидерства в режиме реального времени:

  • выявляет ключевых сотрудников и неформальных лидеров – людей, которые формируют общественное мнение и влияют на окружающих, – чтобы предоставить руководителям список сотрудников с высоким потенциалом (HiPos) для управления процессами трансформации и развития бизнеса,
  • постоянно оценивает результаты работы каждого сотрудника в любое время в течение года, чтобы предоставить список наиболее эффективных сотрудников (начиная с Yva.ai v. 3.3),
  • облегчает обратную связь между коллегами в режиме реального времени (обратная связь между коллегами 360 на основе ИИ), которая помогает сотрудникам развивать навыки и повышать эффективность труда.

Что отличает Yva.ai от других систем управления эффективностью и вовлечённостью сотрудников?   

В отличие от традиционных опросных систем, подход Yva.ai к построению непрерывной коммуникации с сотрудниками основан на так называемых умных опросах и аналитике сотрудничества.

Yva.ai = Умные опросы + Аналитика сотрудничества

Умные опросы – это способ проведения коротких опросов peer-to-peer, индивидуальных для каждого сотрудника в зависимости от его круга сотрудничества – коллег, с которыми он взаимодействует в корпоративных инструментах коммуникации и работы: Microsoft 365, G Suite, Teams, Slack, Jira, etc. Yva.ai делает это только с согласия сотрудников.

Умные опросы = Пульс опросы + Круги сотрудничества

По желанию руководителей компании и с согласия сотрудников Yva.ai проводит аналитику совместной работы, предоставляя более глубокую и объективную информацию о вовлечённости, уровнях выгорания и ONA (организационно-сетевой аналитике). 

Уникальное сочетание опросов, кругов сотрудничества и аналитики совместной работы позволяет в режиме реального времени получать объективные данные и конструктивные идеи, ориентированные на сотрудников.

Yva.ai предоставляет каждому сотруднику, менеджеру и руководителю рекомендации, информационные панели и идеи, которые улучшают культуру, эффективность бизнеса и показатели удержания.

Что такое умные опросы?

Умные опросы – это способ проводить короткие опросы peer-to-peer, индивидуальные для каждого сотрудника в зависимости от его круга сотрудничества – коллег, с которыми он взаимодействует в корпоративных инструментах коммуникации и работы: Microsoft 365, G Suite, Teams, Slack, Jira, etc. Yva.ai делает это только с согласия сотрудников.

Умные опросы = Пульс опросы + Круги сотрудничества

Что такое круги сотрудничества?

Круги сотрудничества – это создаваемый искусственным интеллектом Yva.ai динамический список сотрудников, которые взаимодействуют друг с другом посредством корпоративных инструментов работы и коммуникации: Microsoft 365, G Suite Teams, Slack, Jira, etc.

Аналитика сотрудничества реализуется Yva.ai только с согласия сотрудников.

Как работает Yva.ai?

Шаг 1. Yva.ai понимает, кто с кем работает. Если согласие сотрудников получено, Yva.ai анализирует метаданные цифровых взаимодействий между ними. Это такие данные, как информация «Кому» и «От кого» в электронной почте и мессенджерах, время отправки, количество сообщений, продолжительность цифрового рабочего дня и т. д. Анализ метаданных нужен Yva.ai, чтобы определить, кого о ком и о чём следует спрашивать во время еженедельных умных опросов.

Шаг 2. Yva.ai анализирует настроение сотрудников. Если согласие сотрудников получено, Yva.ai анализирует метаданные цифровых взаимодействий между сотрудниками и их контент, чтобы оценить индивидуальные и групповые показатели эффективности, вовлечённости и благополучия.

Шаг 3. Yva.ai задает индивидуальные вопросы. Каждую неделю на основе кругов сотрудничества нейронная сеть Yva.ai выбирает 11 вопросов из 104 стандартных – индивидуально для каждого сотрудника. Yva.ai отправляет ссылку на индивидуальный умный опрос по электронной почте и через корпоративные мессенджеры.

Шаг 4. Yva.ai генерирует карты данных, исторические диаграммы на основе свыше 100 показателей. Нейронная сеть Yva.ai анализирует данные опроса, метаданные цифровых взаимодействий и данные контента цифровых взаимодействий, а затем создаёт дашборды для руководства и сотрудников. У каждого менеджера и сотрудника есть доступ к личной информационной панели.

Шаг 5. Сотрудники и менеджеры просматривают отзывы, размышляют об изменениях по сравнению с результатами предыдущего опроса и отслеживают прогресс. На следующей неделе все повторяется.

Что Yva.ai измеряет?

Yva.ai измеряет свыше 100 параметров в 2 категориях и 5 аспектах.

Категория «Опыт сотрудников» включает:

  • аспект благополучия,
  • аспект вовлечённости,
  • аспект удовлетворённости (с 11 факторами).

Категория «Неформальное лидерство» включает:

  • 5 стилей неформального лидерства,
  • 31 лидерский навык.

Что Yva.ai измеряет с помощью аналитики сотрудничества?

С согласия сотрудников Yva.ai измеряет свыше 100 параметров аналитики сотрудничества, в том числе:

  • 3 стадии выгорания,
  • тональность / настроение,
  • похвалу,
  • конфликты,
  • скорость ответов,
  • продолжительность цифрового рабочего дня,
  • продолжительность цифровой рабочей недели,
  • аспекты лидерства (доступно с индивидуальным отчетом компании Yva.ai Inc.),
  • графики организационно-сетевой аналитики  (доступно с индивидуальным отчетом компании Yva.ai Inc.) и т. д.

Как создаётся индивидуальный набор вопросов для еженедельного опроса сотрудников?

Раз в неделю Yva.ai выбирает для сотрудника 11 вопросов из 104 вопросов стандартного списка. Эти вопросы делятся на две категории:

  • «Опыт сотрудников» – благополучие, вовлеченность, удовлетворенность; 
  • «Эффективность сотрудников» – отзывы 360 между сотрудниками о неформальном лидерстве и лидерских навыках.

В категории «Опыт сотрудников» Yva.ai составляет индивидуальные наборы вопросов для сотрудников, чтобы максимизировать статистическую достоверность по каждой метрике в каждой группе.

В категории «Эффективность сотрудников» Yva.ai составляет индивидуальные наборы вопросов для сотрудников в зависимости от их круга сотрудничества. Таким образом, Yva.ai попросит Алексея оставить отзыв о Михаиле только если Yva.ai обнаружит, что Алексей сотрудничал с Михаилом по электронной почте, мессенджерам и другим корпоративным инструментам.

Создаёт ли Yva.ai автоматически рекомендации руководителям и сотрудникам?

Встроенные автоматические рекомендации представлены в виде информационных панелей – не в форме отчетов на естественном языке. 

Однако компания Yva.ai Inc. предоставляет консультационные услуги и создаёт отчёты в формате PDF на естественном языке с соответствующими рекомендациями. За подробностями обращайтесь к представителю Yva.ai Inc.

Какие информационные панели и отчёты генерирует Yva.ai?

Yva генерирует 5 основных дашбордов: 

  • «Отчёт по сотрудникам»,
  • «Сравнительный анализ групп сотрудников»,
  • «Квадрант активности»,
  • «Мой отчёт»
  • + API для экспорта данных во внешнюю систему бизнес-аналитики.

Вопросы, связанные с конфиденциальностью

Соответствует ли Yva.ai Генеральному регламенту по защите персональных данных (ЕС)?

Yva.ai на 100% соответствует Генеральному регламенту по защите персональных данных ЕС. Узнайте больше о мерах, принятых в Yva.ai, по ссылке: https://yva.ai/en/gdpr-commitment

Насколько Yva.ai этична? Вы не шпионите? Это безопасно?

Безопасность и этичность – наши приоритеты №1.

Информированно и анонимно. По умолчанию Yva.ai анонимизирует все действия сотрудников и отзывы, объединяя данные для групп не менее чем из 5 сотрудников.

Никакого анализа содержимого. По умолчанию Yva.ai не хранит и не анализирует содержание сообщений, тем самым защищая конфиденциальность персональных данных. 

Никаких личных источников. Yva.ai никогда не анализирует такие персональные источники данных, как личная электронная почта, SMS, WhatsApp, Facebook, LinkedIn, Instagram и т. д. Yva.ai работает только с корпоративными инструментами.

On-premise. При размещении в облаке или локальной установке все данные находятся в пределах периметра сети клиента. 

Соответствует GDPR. Yva.ai безопасна, этична и на 100% соответствует GDPR. 

Сертификат ISO 27001. Yva.ai, Inc. сертифицирована по стандарту ISO 27001:2013. Это значит, что платформа Yva.ai и внутренние процессы компании в области информационной безопасности полностью соответствуют признанным международным стандартам.

Позволяет ли Yva.ai руководителю читать мои письма?

Нет. Yva.ai не хранит содержание писем, поэтому ваш менеджер не сможет использовать Yva.ai, чтобы получить доступ к вашей переписке.

Какие данные Yva.ai анализирует?  

В зависимости от настроек уровней конфиденциальности аналитики, Yva.ai может собирать один или несколько видов следующих первичных данных: ответы на умные опросы, метаданные о цифровых взаимодействиях и данные о контенте цифровых взаимодействий.

В каких целях Yva.ai анализирует данные? 

Yva.ai стремится к «ограничению целей», «минимизации данных», «целостности и конфиденциальности» и другим принципам GDPR, связанным с обработкой персональных данных. 

В зависимости от настроек уровней конфиденциальности Yva.ai будет анализировать данные для разных целей. Смотрите описание уровней конфиденциальности.

Уровни конфиденциальности 

Тип данных

Цель

1. Регулярные опросы

Данные об ответах на вопросы

Данные ответов на опрос с согласия сотрудников используются для оценки индивидуальных показателей эффективности каждого сотрудника и анонимных показателей вовлечённости, агрегированных для групп сотрудников.

2. Умные опросы

Данные об ответах на вопросы

Данные ответов на опрос с согласия сотрудников используются для оценки индивидуальных показателей эффективности каждого сотрудника и анонимных показателей вовлечённости, агрегированных для групп сотрудников.

Метаданные цифровых взаимодействий

С согласия сотрудника метаданные цифрового взаимодействия используются для выявления кругов сотрудничества и определения, кого о ком и о чём следует спрашивать во время еженедельных умных опросов. Этот запатентованный метод проведения опросов называется «Умные опросы Yva.ai».


Круги сотрудничества – это динамический список контактов сотрудника, людей, с которыми он сотрудничал за последние четыре недели.


Важно подчеркнуть, что круги сотрудничества не используются для каких-либо выводов о производительности или взаимодействии из соображений конфиденциальности.

3. Умные опросы с аналитикой сотрудничества

Данные об ответах на вопросы

Данные ответов на опрос с согласия сотрудников используются для оценки индивидуальных показателей эффективности каждого сотрудника и анонимных показателей вовлечённости, агрегированных для групп сотрудников.

Метаданные цифровых взаимодействий и данные об их содержании

С согласия сотрудника метаданные цифрового взаимодействия используются для выявления кругов сотрудничества и определения, кого о ком и о чём следует спрашивать во время еженедельных умных опросов. Этот запатентованный метод проведения опросов называется «Умные опросы Yva.ai».


С согласия сотрудников метаданные и данные о содержании цифровых взаимодействий используются для оценки индивидуальных и групповых результатов, взаимодействия и благополучия.

4. Аналитика сотрудничества

Метаданные цифровых взаимодействий и данные об их содержании

С согласия сотрудника метаданные цифрового взаимодействия используются для выявления кругов сотрудничества и определения, кого о ком и о чём следует спрашивать во время еженедельных умных опросов. Этот запатентованный метод проведения опросов называется «Умные опросы Yva.ai».


С согласия сотрудников метаданные и данные о содержании цифровых взаимодействий используются для оценки индивидуальных и групповых результатов, взаимодействия и благополучия.

 

Что понимается под метаданными и содержимым цифровых взаимодействий?

Говоря простым языком, метаданные – это кто кому и когда отправил сообщение.

Более точно метаданные – это:

  1. отметка о времени – точное время создания записи в системе,
  2. информация «От кого» – никнейм, имя, фамилия, адрес электронной почты сотрудника, создавшего запись,
  3. информация «Кому» – любые имена (имя, фамилия, псевдоним, адрес электронной почты), связанные с записью в качестве получателей, читателей или редакторов и т. п.,
  4. тип записи – сообщение, реакция, комментарий и т. д.),
  5. другая техническая информация, не относящаяся к содержанию.

Метаданные не включают содержимого сообщения или его темы.

Понятие «содержимое цифровых взаимодействий» подразумевает уже содержание письма или сообщения.
Более точно это:

  1. текст «тела» письма или сообщения,
  2. тема письма или сообщения
  3. описание задачи в Jira,
  4. эмоджи, реакции, комментарии, ответы в мессенджерах,
  5. любая другая подобная информация.

Вопросы, связанные с метриками

Как вы определяете опыт сотрудников? Опыт, вовлечённость, удовлетворённость и выгорание – это одно и то же?

Опыт сотрудников, их вовлечённость, удовлетворённость и благополучие – это далеко не одно и то же.

Опыт сотрудников состоит из трёх аспектов:

  • вовлечённость сотрудников,
  • удовлетворённость сотрудников,
  • благополучие сотрудников.

Благополучие является прямой противоположностью стрессу (выгоранию).
Стресс – это синоним выгорания.

Платформа Yva.ai определяет метрику опыта сотрудников (EX, YHI) как комбинированную метрику наблюдений, восприятия и чувств сотрудников, состоящую из трёх аспектов: 

  • EW – вовлечённость сотрудников,
  • EE – удовлетворённость сотрудников,
  • ES – благополучие сотрудников.

Удовлетворённость сотрудников (ES, YESI) – это показатель наблюдений и ощущений сотрудников, которые они испытывают во время работы в компании; состоит из 11 факторов.

Благополучие сотрудников (EW, YEWI) – это показатель здоровья, включающая профессиональное, физическое, эмоциональное и психическое состояние сотрудника.

Вовлечённость сотрудников (EE, YEEI) – это показатель того, сколько сотрудники готовы отдать своей компании, насколько сильны отношения между сотрудниками и организацией.

Где отображается выгорание и удовлетворённость сотрудника? Это измеряется через умные опросы, аналитику сотрудничества или и то, и другое?

В обеих. Yva.ai измеряет выгорание сотрудников с помощью пассивной и активной обратной связи (показатель EW, благополучия сотрудников). Однако индекс EW не индивидуализируется, а усредняется по группам, в то время как выгорание (YBI, Yva.ai Burnout Index) индивидуализирован.

Что означает термин «неформальное лидерство»? Неформальное лидерство, социальный капитал и уровень влияния – это одно и то же?

Да, Yva.ai использует термины «неформальное лидерство», «социальный капитал» и «уровень влияния» как синонимы.

Неформальное лидерство – это способность человека влиять на поведение других не только с помощью официальных полномочий.

Социальный капитал – это числовая метрика влияния, состоящая из 5 типов социального капитала (неформальные стили лидерства).

На платформе Yva.ai неформальное лидерство (IL) состоит из двух аспектов: социального капитала (SC) и навыков лидерства (LS).

Больше информации:

https://www.ted.com/talks/david_yang_5_leadership_styles_to_success_jun_2020 

Какие типы неформального лидерства выделяет Yva.ai?

Yva.ai определяет 5 стилей неформального лидерства, основанных на определённых гормонах и нейромедиаторах эндокринной системы человека.

Доминант – Тестостерон

Помогает другим делать их работу. Проактивный, конкретный, прямой. Возглавляет команду в ситуациях неопределённости, являясь образцом энергии и решительности.

Инноватор – Дофамин

Помогает команде выйти за рамки привычного. Приверженец инновационных достижений. Экспериментирует, чтобы найти необычные решения и улучшить работу. Мечтатель в поисках нового.

Интегратор – Окситоцин

Помогает команде сотрудничать, разрешать конфликты и приходить в гармонию. 

Создатель команды, оказывающий поддержку и ориентированный на людей.

Протектор – Серотонин

Помогает команде построить систему регламентов, отследить каждую деталь, добиться стабильности. Осторожен, ориентирован на процессы, соблюдение правил и уважение к власти.

Эксперт – комбинация гормонов и нейромедиаторов

Помогает команде победить с помощью профессиональных советов, экспертизы и коучинга. Признанный профессионал, специалист в предметной области, высококвалифицирован и хорошо обучаем..

Каждый сотрудник сочетает в себе несколько стилей лидерства в разных пропорциях.

Зачем определять неформальные стили лидерства?

Согласно исследованиям, эффективность бизнеса достигается группами, гармонично сочетающими разные стили лидерства. Измеряя неформальные стили лидерства, вы можете:

а) узнать, кто ваши доминанты, новаторы, интеграторы, защитники и эксперты,

б) выяснить, кого не хватает, сбалансировать команды и при необходимости реорганизовать отделы,

в) помочь каждому сотруднику развить необходимые ему навыки неформального лидерства.

Расскажите, пожалуйста, подробнее о стадиях выгорания? Это захват с помощью пассивной обратной связи, правильно?

Для решения проблемы выгорания Yva разработала новую технологию машинного обучения, которая измеряет как в реальном времени, так и ретроспективно два важных индекса:

  • индекс активности Yva.ai (YAI), который показывает оптимизм сотрудника по сравнению с пессимизмом, или разочарованием,
  • индекс выгорания  Yva.ai (YBI), один из наиболее значимых предикторов увольнения сотрудника, выявляет сотрудников, риск увольнения которых через 2-6 месяцев высок. 

Yva.ai различает 4 этапа подготовки к увольнению и может обнаружить первые признаки неудовлетворенности сотрудника уже за 4-8 месяцев до возможного увольнения.

Несмотря на положительную корреляцию между выгоранием и увольнением, фактическое решение сменить работу зависит от множества факторов, в числе которых семейное положение, ипотека, имеющиеся возможности трудоустройства и многие другие.

А у вас есть ссылки на авторитетные научные источники?

За последние годы было опубликовано несколько сотен статей и исследований, связывающих такие показатели, как вовлеченность, благополучие, опыт сотрудников, коллективный разум, лидерские качества и эффективность бизнеса. 

 

Ниже приведены ссылки на некоторые из этих работ на языке оригиналов (EN).

 

Chikersal, P., Tomprou, M., Kim, Y. J., Woolley, A. W., & Dabbish, L. (2017)

Deep structures of collaboration: Physiological correlates of collective intelligence and group satisfaction. Proceedings of the 20th ACM Conference on Computer-Supported Cooperative Work and Social Computing (CSCW 2017). 

Catherine Truss, Amanda Shantz, Emma Soane, Kerstin Alfes & Rick Delbridge (2013)

Employee engagement, organisational performance and individual well-being: exploring the evidence, developing the theory. The International Journal of Human Resource Management  

Kim, Y. J.*, Engel, D.*, Woolley, A. W., Lin, J., McArthur, N., & Malone, T. W. (2017) 

What makes a strong team? Using collective intelligence to predict performance of teams in League of Legends. Proceedings of the 20th ACM Conference on Computer-Supported Cooperative Work and Social Computing (CSCW 2017). (*authors contributed equally) – Research featured on Nature News. 

Woolley, A. W., Aggarwal, I., & Malone, T. W. (2015). 

Collective intelligence and group performance. Current Directions in Psychological Science, 24, 420-424. doi:10.1177/0963721415599543.

For more information: https://cci.mit.edu/mci/  . 

Как добавлять новых пользователей? 

Для добавления нового пользователя на платформу Yva.ai вам необходимо создать данного пользователя в источнике данных, если пользователь уже создан, то делать ничего не нужно: система автоматически добавит его на страницу "Управление пользователями" во вкладке "Администрирование" у администратора платформы.

В зависимости от источника, пользователь появляется в панели "Управление пользователями" в течение суток. 

Страница "Управление пользователем"