1. База знаний Yva.ai
  2. Установка и настройка Yva.ai
  3. Добавление сотрудников и настройка групп сотрудников

Настройка пользователей через CSV-файл

CSV-файл служит для обновления атрибутов и настроек пользователей, подключенных к Yva.ai. Он находится в разделе системы “Администрирование” -> “Управление пользователями” -> “Обновить с помощью файла”.

CSV-файл помогает обновить как те же самые настройки пользователей, которые есть на экране “Управление пользователями”, так и отредактировать их атрибуты, которые нельзя редактировать на экране.

Например, настройка пользователей через CSV-файл позволяет сделать следующее:

  • Быстро проставить галочки для параметра “Отправлять опросы”, изменив значения в ячейках “False” на “True” в столбце “Send surveys”, а затем скопировать и вставить это значение для всех пользователей, которым нужно отправить опросы;
  • Изменить название должности или департамента сотрудника, обновить руководителя;
  • Задать новые группы сотрудников (столбцы Custom 1, Custom 2, Custom 3; в системе это Пользовательская 1, Пользовательская 2, Пользовательская 3);
  • А также поменять другие настройки и атрибуты.

Важно: с помощью csv-файла нельзя изменить адрес электронной почты и ФИО пользователя - эти параметры можно изменить только в источнике коммуникации, подключенном к Yva.ai, например, в Active Directory электронной почты. Также с помощью csv-файла нельзя удалить пользователей из системы, но можно снять все “галочки” - на сбор пассивных данных, отправку опросов и т.д.

Ниже приведена инструкция по работе с CSV-файлом.

Подготовка файла со списком пользователей

Шаг 1. Скачайте шаблон CSV файла

Вы можете скачать шаблон в разделе “Администрирование” - “Управление пользователями”.

RTkf_a0mbIJXlWJZckJjb2igZIs5otvU0XK9oon2ndePoFizgpyRTS5-PbLy0HqKfRReXuGzY0CEbxX-2zbgsO__eHx309QorXdEnZl7qJ07hEOh-_U91gznWmd4Wok1R20O-hgz

В шаблон будут включены все пользователи, а также их атрибуты и настройки.

Для того чтобы открыть csv файл в Excel и установить кодировку UTF-8, открываем Microsoft Excel -> переходим на вкладку "Данные" -> кликаем "Из текста".  Откроется окно, где необходимо выбрать нужную кодировку, а именно UTF-8 и выбрать разделителем столбцов запятую.

Шаг 2. Внесите изменения в атрибуты и настройки пользователей в скачанном файле

    • Названия колонок в файле менять нельзя. Однако вы можете удалить колонки и строки с пользователями, если не планируете обновлять их значения (кроме колонки с пометкой [Required]).
    • В колонке Email address [Required] ячейки должны быть заполнены для всех пользователей. Адреса электронной почты являются идентификатором сотрудников в системе и попадают в файл автоматически из источника или с помощью инструмента «Добавить» в разделе «Управление пользователями».
    • В колонки с пометкой [Read Only] имена сотрудников попадают в файл автоматически из источника либо с помощью инструмента «Добавить» в разделе «Управление пользователями». Изменения, вносимые в эти колонки в файле, в системе не сохраняются.
    • Для предоставления руководителям-пользователям системы прав доступа к отчётам по их сотрудникам в колонку Manager необходимо добавить адреса электронной почты руководителей (если они уже не добавлены автоматически из источника).
    • Изменения в файле .csv, имеют приоритет над значениями, полученными из источника (кроме колонок с пометками [Required] и [Read Only]). Но если удалить из файла значения, полученные из источника, и оставить ячейки пустыми, то система вернёт значения, полученные ранее из источника.
  • Пользователей нельзя удалить из системы с помощью файла .csv, но можно проставить значения False в соответствующих ячейках, и тогда информация по этим пользователям собираться системой не будет.

Названия колонок

Допустимые значения

First name [Read Only]; Last name [Read Only]

Любые значения

Email address [Required]

Адрес электронной почты сотрудника

Location; Job title; Department; Management level; Potential evaluation; Performance level; Remote work; Custom 1; Custom 2; Custom 3

Любые значения

Birth date; Hire date; Termination date

Один из следующих форматов: DD.MM.YYYY или MM/DD/YYYY

Gender

Male, Female, Non-binary

Manager

Адрес электронной почты руководителя

Employment type

Full-time, Part-time, Contract, Outsource

Collect passive data; Send surveys; Collect 360-degree feedback; Send all baseline questions

True, False

Language

En, Ru

Time zone

Значения из базы данных IANA (например, Europe/Moscow)

Для проверки или поиска правильного значения Time zone вы также можете воспользоваться ссылкой: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_tz_database_time_zones#List

Шаг 3. Сохраните файл

Используйте кодировку UTF-8.

Обновление с помощью подготовленного файла

После нажатия кнопки «Обновить» файл будет проверен на ошибки. Если он не будет содержать ошибок, то атрибуты и настройки пользователей будут обновлены.

В противном случае вы получите отчёт со списком ошибок для исправления. Исправьте ошибки и загрузите файл заново.