1. База знаний Yva.ai
  2. Краткое руководство пользователя

Часть 3 - Что рассказать сотрудникам о системе Yva.ai перед запуском?

Для успешного использования Yva.ai необходимо правильно сообщить сотрудникам о предстоящем запуске системы.

Yva.ai выделяет несколько тем, при охвате которых эффективность системы будет максимальна:

  • все сотрудники знают, что проект принесет им пользу;
  • все сотрудники готовы принять участие в пульс-опросах;
  • все руководители прилагают усилия, чтобы вовлечь сотрудников;
  • решены все вопросы по безопасности и конфиденциальности;
  • сотрудники готовы принимать участие в еженедельных умных опросах;
  • сотрудники предоставили свое согласие на сбор пассивной аналитики и понимают, что могут его отозвать.

Шаблон электронного письма для коммуникации вашим сотрудникам вы можете найти по ссылке. 

Цели и принципы коммуникации при запуске системы

Цель коммуникации при внедрении Yva.ai – обеспечить непрерывный сбор достоверной информации, который позволит мониторить ситуацию в компании в режиме реального времени.

Задачи коммуникации:

  • рассказать сотрудникам о том, что за систему для активной обратной связи (пульс-опросы) и пассивной обратной связи (анализ корпоративной коммуникации) и почему компания внедряет.
  • подчеркнуть, какие плюсы получит от внедрения системы компания в целом и каждый сотрудник отдельно.
  • обеспечить доверие сотрудников к системе – гарантировать безопасность, анонимность и объективность в интерпретации результатов. 

Для того, чтобы ваша коммуникационная кампания прошла наиболее успешно стоит придерживаться нескольких принципов:

  • открытость: информация о внедрении системы и ее целях должна быть открыта; 

Скрытая информация будет воспринята как угроза.

  • единообразие: отношение сотрудников будет во многом зависеть от отношения руководителей;

Всем руководителям рекомендуется приготовить и давать одинаковые ответы на вопросы сотрудников.

  • подготовка: у сотрудников должна быть возможность задать вопросы в любой момент и получить честные ответы.

Коммуникация разным целевым группам

Каждый из сотрудников должен понимать, как и для чего он сможет использовать систему. Способы и особенности использования системы зависят от роли сотрудников в компании. Можно выделить три основных группы пользователей системы: сотрудники, руководители и высшее руководство.

Сотрудники – способы использования:

  • Сбор обратной связи от коллег (оценка слабых и сильных сторон, определение направлений развития);
  • Мониторинг уровня выгорания на работе (персональный фитнес-трекер рабочей жизни).

Руководители – способы использования:

  • Сбор обратной связи от коллег (оценка слабых и сильных сторон, определение направлений развития);
  • Мониторинг состояния команды в целом (уровень выгорания, благополучие, вовлеченность, удовлетворенность разными аспектами рабочей среды) и каждого сотрудника в частности (выгорание).

Высшее руководство – способы использования:

  • Мониторинг состояния компании в целом (уровень выгорания, благополучие, вовлеченность, удовлетворенность разными аспектами рабочей среды);
  • Определение и удержание ключевых сотрудников;
  • Выявление проблем во взаимодействии между подразделениями, определение кросс-функциональных связей.

Инструменты коммуникации

Только HR отдел и непосредственные руководители могут составить детальный план по коммуникации и провести именно ту коммуникацию, которая подходит именно для их сотрудников. Мы рекомендуем следующие каналы коммуникации:

  • информирование на собрании;
  • e-mail рассылки;
  • информация на корпоративном портале;
  • видео;
  • оффлайн-кампания.

Когда проводить коммуникацию?

Коммуникацию сотрудникам важно проводить как до запуска системы, так и во время ее работы. Мы рекомендуем следующую схему коммуникации.

  • за 2-3 недели до запуска системы;
  • в день запуска системы;
  • в течение 1-2 недель после запуска;
  • поддержка в течение работы системы.