1. База знаний Yva.ai
  2. Краткое руководство пользователя

Часть 3 - Что рассказать сотрудникам о системе Yva.ai перед запуском?

Для успешного использования Yva.ai необходимо правильно сообщить сотрудникам о предстоящем запуске системы.

Yva.ai выделяет несколько тем, при охвате которых эффективность системы будет максимальна:

  • все сотрудники знают, что проект принесет им пользу;
  • все сотрудники готовы принять участие в пульс-опросах;
  • все руководители прилагают усилия, чтобы вовлечь сотрудников;
  • решены все вопросы по безопасности и конфиденциальности;
  • сотрудники готовы принимать участие в еженедельных умных опросах;
  • сотрудники предоставили свое согласие на сбор пассивной аналитики и понимают, что могут его отозвать.

Цели и принципы коммуникации при запуске системы

Цель коммуникации при внедрении Yva.ai – обеспечить непрерывный сбор достоверной информации, который позволит мониторить ситуацию в компании в режиме реального времени.

Задачи коммуникации:

  • рассказать сотрудникам о том, что за систему для активной обратной связи (пульс-опросы) и пассивной обратной связи (анализ корпоративной коммуникации) и почему компания внедряет.
  • подчеркнуть, какие плюсы получит от внедрения системы компания в целом и каждый сотрудник отдельно.
  • обеспечить доверие сотрудников к системе – гарантировать безопасность, анонимность и объективность в интерпретации результатов. 

Для того, чтобы ваша коммуникационная кампания прошла наиболее успешно стоит придерживаться нескольких принципов:

  • открытость: информация о внедрении системы и ее целях должна быть открыта; 

Скрытая информация будет воспринята как угроза.

  • единообразие: отношение сотрудников будет во многом зависеть от отношения руководителей;

Всем руководителям рекомендуется приготовить и давать одинаковые ответы на вопросы сотрудников.

  • подготовка: у сотрудников должна быть возможность задать вопросы в любой момент и получить честные ответы.

Коммуникация разным целевым группам

Каждый из сотрудников должен понимать, как и для чего он сможет использовать систему. Способы и особенности использования системы зависят от роли сотрудников в компании. Можно выделить три основных группы пользователей системы: сотрудники, руководители и высшее руководство.

Сотрудники – способы использования:

  • Сбор обратной связи от коллег (оценка слабых и сильных сторон, определение направлений развития);
  • Мониторинг уровня выгорания на работе (персональный фитнес-трекер рабочей жизни).

Руководители – способы использования:

  • Сбор обратной связи от коллег (оценка слабых и сильных сторон, определение направлений развития);
  • Мониторинг состояния команды в целом (уровень выгорания, благополучие, вовлеченность, удовлетворенность разными аспектами рабочей среды) и каждого сотрудника в частности (выгорание).

Высшее руководство – способы использования:

  • Мониторинг состояния компании в целом (уровень выгорания, благополучие, вовлеченность, удовлетворенность разными аспектами рабочей среды);
  • Определение и удержание ключевых сотрудников;
  • Выявление проблем во взаимодействии между подразделениями, определение кросс-функциональных связей.

Инструменты коммуникации

Только HR отдел и непосредственные руководители могут составить детальный план по коммуникации и провести именно ту коммуникацию, которая подходит именно для их сотрудников. Мы рекомендуем следующие каналы коммуникации:

  • информирование на собрании;
  • e-mail рассылки;
  • информация на корпоративном портале;
  • видео;
  • оффлайн-кампания.

Когда проводить коммуникацию?

Коммуникацию сотрудникам важно проводить как до запуска системы, так и во время ее работы. Мы рекомендуем следующую схему коммуникации.

  • за 2-3 недели до запуска системы;
  • в день запуска системы;
  • в течение 1-2 недель после запуска;
  • поддержка в течение работы системы.

Шаблон электронного письма для сотрудников

Уважаемые коллеги,

В [Название компании] мы ценим вклад каждого сотрудника. 

Мы живем в беспрецедентные времена в истории и бизнесе. Никогда раньше такому количеству людей не приходилось работать удаленно и отдельно друг от друга. Наша цель - помочь команде оставаться на связи и мы рады сообщить, что выбрали партнера, который поможет нашей компании наиболее эффективно справиться с данной особенностью работы.

Мы запускаем систему, которая поможет нам давать друг другу обратную связь для совершенствования компании. Yva.ai поможет нам полностью раскрыть свой потенциал, получая анонимную обратную связь в режиме реального времени от своих коллег.

Начиная с [даты] Yva.ai будет запрашивать ваши конструктивные отзывы как о коллегах, так и о вашей работе.

Уникальность Yva.ai в том, что она позволяет анализировать как активную обратную связь (микро-опросы), так и пассивную обратную связь (цифровые паттерны сотрудничества) в корпоративных каналах связи, таких как Microsoft 365, G Suite, Slack, MS Teams, Jira и др. 

Раз в неделю Yva.ai будет задавать индивидуальные вопросы о том, что можно и нужно улучшить, а также предложит вам дать обратную связь вашим коллегам по работе. Ответы на опросы займут 60-120 секунд. Ответы анонимны и будут агрегированы для групп не менее 5 сотрудников. 

Yva.ai станет нашим личным тренером, и даст нам возможность повысить качество сотрудничества между командами, наше благополучие, вовлеченность и удовлетворенность работой и процессами внутри компании. Yva.ai распознает важные сигналы, связанные балансом между работой и личной жизнью, неформальным лидерством и другими аспектами. 

Yva.ai предоставит каждому сотруднику индивидуальные информационные панели и анонимную обратную связь от коллег о профессиональных навыках и личностных качествах, сильных сторонах и зонах потенциального развития каждого из нас.

Цель проекта проста, но в то же время важна. Мы хотим дать вам, нашим сотрудникам, возможность:

  • получить обратную связь от коллег для улучшения ваших навыков; 
  • дать обратную связь коллегам для повышения их эффективности;
  • понять, что нужно сделать руководству, чтобы обеспечить сотрудникам благоприятный баланс между работой и личной жизнью. 

Мы верим, что непрерывная связь между всеми бизнес-подразделениями и сотрудниками обеспечит эффективность и прозрачность в рабочих процессах, что в конечном итоге благоприятно скажется на общей мотивации и вовлеченности.

Важно отметить, что конфиденциальность и доверие являются нашими приоритетами. Вы самостоятельно решаете, предоставлять ли обратную связь. С этой целью ваши ответы на вопросы остаются анонимными. Yva.ai не анализирует цифровые взаимодействия за пределами нашей корпоративной сети. Подробная информация о том, как пользоваться личными информационными панелями и регулировать уровень конфиденциальности, будет предоставлена отдельно.

Мы будем рады рассказать вам больше про Yva.ai во время краткой презентации [дата].

Эта инициатива – важный шаг для нашей компании и мы рассчитываем на вашу поддержку, чтобы:

  • каждый из нас смог стать лучшей версией себя;
  • а наша компания - лучшим местом для работы.

Мы верим, что современный менеджмент не про контроль, а про вовлечение сотрудников! 

Заранее спасибо за сотрудничество!

[подпись руководителя организации]