Для успешного использования Yva.ai необходимо правильно сообщить сотрудникам о предстоящем запуске системы.
Yva.ai выделяет несколько тем, при охвате которых эффективность системы будет максимальна:
- все сотрудники знают, что проект принесет им пользу;
- все сотрудники готовы принять участие в пульс-опросах;
- все руководители прилагают усилия, чтобы вовлечь сотрудников;
- решены все вопросы по безопасности и конфиденциальности;
- сотрудники готовы принимать участие в еженедельных умных опросах;
- сотрудники предоставили свое согласие на сбор пассивной аналитики и понимают, что могут его отозвать.
Цели и принципы коммуникации при запуске системы
Цель коммуникации при внедрении Yva.ai – обеспечить непрерывный сбор достоверной информации, который позволит мониторить ситуацию в компании в режиме реального времени.
Задачи коммуникации:
- рассказать сотрудникам о том, что за систему для активной обратной связи (пульс-опросы) и пассивной обратной связи (анализ корпоративной коммуникации) и почему компания внедряет.
- подчеркнуть, какие плюсы получит от внедрения системы компания в целом и каждый сотрудник отдельно.
- обеспечить доверие сотрудников к системе – гарантировать безопасность, анонимность и объективность в интерпретации результатов.
Для того, чтобы ваша коммуникационная кампания прошла наиболее успешно стоит придерживаться нескольких принципов:
- открытость: информация о внедрении системы и ее целях должна быть открыта;
Скрытая информация будет воспринята как угроза.
- единообразие: отношение сотрудников будет во многом зависеть от отношения руководителей;
Всем руководителям рекомендуется приготовить и давать одинаковые ответы на вопросы сотрудников.
- подготовка: у сотрудников должна быть возможность задать вопросы в любой момент и получить честные ответы.
Коммуникация разным целевым группам
Каждый из сотрудников должен понимать, как и для чего он сможет использовать систему. Способы и особенности использования системы зависят от роли сотрудников в компании. Можно выделить три основных группы пользователей системы: сотрудники, руководители и высшее руководство.
Сотрудники – способы использования:
- Сбор обратной связи от коллег (оценка слабых и сильных сторон, определение направлений развития);
- Мониторинг уровня выгорания на работе (персональный фитнес-трекер рабочей жизни).
Руководители – способы использования:
- Сбор обратной связи от коллег (оценка слабых и сильных сторон, определение направлений развития);
- Мониторинг состояния команды в целом (уровень выгорания, благополучие, вовлеченность, удовлетворенность разными аспектами рабочей среды) и каждого сотрудника в частности (выгорание).
Высшее руководство – способы использования:
- Мониторинг состояния компании в целом (уровень выгорания, благополучие, вовлеченность, удовлетворенность разными аспектами рабочей среды);
- Определение и удержание ключевых сотрудников;
- Выявление проблем во взаимодействии между подразделениями, определение кросс-функциональных связей.
Инструменты коммуникации
Только HR отдел и непосредственные руководители могут составить детальный план по коммуникации и провести именно ту коммуникацию, которая подходит именно для их сотрудников. Мы рекомендуем следующие каналы коммуникации:
- информирование на собрании;
- e-mail рассылки;
- информация на корпоративном портале;
- видео;
- оффлайн-кампания.
Когда проводить коммуникацию?
Коммуникацию сотрудникам важно проводить как до запуска системы, так и во время ее работы. Мы рекомендуем следующую схему коммуникации.
- за 2-3 недели до запуска системы;
- в день запуска системы;
- в течение 1-2 недель после запуска;
- поддержка в течение работы системы.
Шаблон электронного письма для сотрудников
Уважаемые коллеги,
В [Название компании] мы ценим вклад каждого сотрудника.
Мы живем в беспрецедентные времена в истории и бизнесе. Никогда раньше такому количеству людей не приходилось работать удаленно и отдельно друг от друга. Наша цель - помочь команде оставаться на связи и мы рады сообщить, что выбрали партнера, который поможет нашей компании наиболее эффективно справиться с данной особенностью работы.
Мы запускаем систему, которая поможет нам давать друг другу обратную связь для совершенствования компании. Yva.ai поможет нам полностью раскрыть свой потенциал, получая анонимную обратную связь в режиме реального времени от своих коллег.
Начиная с [даты] Yva.ai будет запрашивать ваши конструктивные отзывы как о коллегах, так и о вашей работе.
Уникальность Yva.ai в том, что она позволяет анализировать как активную обратную связь (микро-опросы), так и пассивную обратную связь (цифровые паттерны сотрудничества) в корпоративных каналах связи, таких как Microsoft 365, G Suite, Slack, MS Teams, Jira и др.
Раз в неделю Yva.ai будет задавать индивидуальные вопросы о том, что можно и нужно улучшить, а также предложит вам дать обратную связь вашим коллегам по работе. Ответы на опросы займут 60-120 секунд. Ответы анонимны и будут агрегированы для групп не менее 5 сотрудников.
Yva.ai станет нашим личным тренером, и даст нам возможность повысить качество сотрудничества между командами, наше благополучие, вовлеченность и удовлетворенность работой и процессами внутри компании. Yva.ai распознает важные сигналы, связанные балансом между работой и личной жизнью, неформальным лидерством и другими аспектами.
Yva.ai предоставит каждому сотруднику индивидуальные информационные панели и анонимную обратную связь от коллег о профессиональных навыках и личностных качествах, сильных сторонах и зонах потенциального развития каждого из нас.
Цель проекта проста, но в то же время важна. Мы хотим дать вам, нашим сотрудникам, возможность:
- получить обратную связь от коллег для улучшения ваших навыков;
- дать обратную связь коллегам для повышения их эффективности;
- понять, что нужно сделать руководству, чтобы обеспечить сотрудникам благоприятный баланс между работой и личной жизнью.
Мы верим, что непрерывная связь между всеми бизнес-подразделениями и сотрудниками обеспечит эффективность и прозрачность в рабочих процессах, что в конечном итоге благоприятно скажется на общей мотивации и вовлеченности.
Важно отметить, что конфиденциальность и доверие являются нашими приоритетами. Вы самостоятельно решаете, предоставлять ли обратную связь. С этой целью ваши ответы на вопросы остаются анонимными. Yva.ai не анализирует цифровые взаимодействия за пределами нашей корпоративной сети. Подробная информация о том, как пользоваться личными информационными панелями и регулировать уровень конфиденциальности, будет предоставлена отдельно.
Мы будем рады рассказать вам больше про Yva.ai во время краткой презентации [дата].
Эта инициатива – важный шаг для нашей компании и мы рассчитываем на вашу поддержку, чтобы:
- каждый из нас смог стать лучшей версией себя;
- а наша компания - лучшим местом для работы.
Мы верим, что современный менеджмент не про контроль, а про вовлечение сотрудников!
Заранее спасибо за сотрудничество!
[подпись руководителя организации]