Как работают роли в системе Yva.ai?

Теперь в системе Yva.ai появились роли, благодаря которым можно разграничить доступы пользователей к разной информации.

Всего в системе есть три роли:

  1. администратор (назначается отдельно),
  2. сотрудник (присваивается каждому пользователю системы по умолчанию),
  3. руководитель (присваивается по умолчанию каждому пользователю, который указан в системе в качестве руководителя хотя бы у одного пользователя, либо назначается вручную. Пользователю с ролью Руководитель доступна информация обо всех его подчиненных, в том числе непрямых, согласно данным системы).

Каждая роль имеет список разделов, к которым можно предоставить доступ и указать какая именно информация из этого раздела может быть доступна пользователям с этой ролью. В таблице вы можете увидеть список разделов и ролей:

Разделы

Администратор

Сотрудник

Руководитель

Администрирование:

  • выгрузка данных,
  • просмотр списка источников,
  • настройка единого входа,
  • управление пользователями,
  • управление правами доступа (не отключается).

+

   

Лента:

  • ответы сотрудников всей компании на вопрос “Как дела?” (не отключается).
 

+

 

Мой отчет:

  • социальный капитал,
  • оценка выгорания,
  • коммуникация с внешними адресатами,
  • коммуникация внутри компании,
  • рабочее время и коммуникационная нагрузка.
 

+

 

Детали сотрудника:

  • социальный капитал,
  • оценка выгорания,
  • коммуникация с внешними адресатами,
  • коммуникация внутри компании,
  • рабочее время и коммуникационная нагрузка.
   

+

Отчет по сотрудникам:

  • базовая информация о сотруднике — должность, подразделение (не отключается),
  • дополнительная информация о сотруднике — грейд, демография
  • метрики коммуникации,
  • данные о социальном капитале,
  • оценка выгорания.
   

+

Сравнительный анализ групп сотрудников:

  • сравнительный анализ групп сотрудников,
  • детальный анализ группы сотрудников.
   

+

Квадрант активности:

  • раздел «Группы»,
  • раздел «Сотрудники».
   

+

Администратор

Что может администратор?

Управлять пользователями:
  • определять, кому из пользователей отправлять опросы,
  • настраивать, по кому из пользователей собирать пассивные данные,
  • настраивать, по кому из пользователей собирать обратную связь от коллег,
  • указывать, кому необходимо отправить все базовые вопросы разом,
  • настраивать язык, на котором пользователь будет видеть систему и проходить опросы,
  • настраивать временную зону каждому пользователю,
  • обновлять основную информацию по участникам — принадлежность к различным группам, их руководителей и пр.
2. Управлять правами доступа (отключить нельзя):
    • настраивать роли — выбирать типы информации, которая будет доступна пользователям с разными ролями,
    • управлять списком администраторов,
    • выдавать доступы выбранным пользователям к информации о выбранных группах пользователей.

    3. Выгружать данные из системы

    4. Просматривать список и статус подключенных источников

    5. Настроить единый вход

    Кому необходимо дать роль администратора?

    Роль администратора понадобится человеку, который будет заниматься администрированием Yva.ai: определять, кому и к какой информации дать доступ, кому из пользователей что отправлять из системы, кого в какую группу включить и др. Как правило, права администратора есть у человека, который отвечает за проект со стороны клиента, а также у ИТ-специалиста, который помогает поддерживать систему на стороне клиента.

    Роль администратора дает очень большие возможности управления системой. Рекомендуем ограничить список администраторов только лицами, отвечающими за проект.

    Как предоставить роль Администратора?

    1. Зайдите в раздел «Администрирование» > «Управление правами доступа» > «Администраторы».
    2. Нажмите кнопку «Добавить администратора», выберите нужного пользователя и нажмите «Администратор» в списке ролей.

    Сотрудник

    Что может сотрудник?

    Просматривать свой личный кабинет и ленту в случае наличия доступа к ним

    Виды отчетов, которые могут быть доступны сотруднику:

    • социальный капитал,
    • оценка выгорания,
    • коммуникация с внешними адресатами,
    • коммуникация внутри компании,
    • рабочее время и коммуникационная нагрузка,
    • лента (отключить нельзя).

    Все виды отчетов (кроме ленты) доступны сотруднику только по нему самому. Лента доступна по всей компании.

    Кому необходимо дать роль сотрудника?

    Роль сотрудника по умолчанию назначается каждому человеку, подключенному к системе.

    Руководитель

    Что может руководитель? 

    1. Просматривать отчеты по группам пользователей, к которым у него есть доступ (все его подчиненные, в том числе непрямые).
    2. Просматривать детальную информацию по пользователям, к которым у него есть доступ (все его подчиненные, в том числе непрямые).

    Виды отчетов, которые могут быть доступны руководителю

    1. Детали сотрудника:
    • социальный капитал (без открытых комментариев для сотрудника),
    • оценка выгорания,
    • коммуникация с внешними адресатами,
    • коммуникация внутри компании,
    • рабочее время и коммуникационная нагрузка.
    2. Отчет по сотрудникам:
      • базовая информация о сотруднике — должность, подразделение (не отключается),
      • дополнительная информация о сотруднике — грейд, демо,
      • метрики коммуникации,
      • данные о социальном капитале,
      • оценка выгорания.
      3. Сравнительный анализ групп сотрудников:
      • детальный анализ группы сотрудников,
      • сравнительный анализ групп сотрудников.
      4. Квадрант активности: 
      • раздел «Группы»,
      • раздел «Сотрудники».

      Все виды отчетов (кроме ленты) доступны руководителю только по тем пользователям, к которым у него есть доступ.

      Кому понадобится роль руководителя?

      Роль руководителя понадобится человеку, который несет ответственность за какую-либо группу сотрудников и который, по вашему мнению, должен быть в курсе того, что происходит с командой и своевременно реагировать на это. Всю информацию руководитель будет получать из отчетов, к которым ему предоставит доступ администратор.

      Как предоставить роль руководителя?

      Роль руководителя назначается по умолчанию всем пользователям, которые хотя бы у одного пользователя указаны в поле «Руководитель» в разделе «Управление пользователями». Пользователю с такой ролью будет доступна информация о пользователях, у которых он указан в качестве руководителя.

      Если у подчиненных руководителя есть свои подчиненные, то у этого руководителя также будет доступ к информации о людях его подчиненного.

      Информация о том, кто является руководителем у каждого пользователя, как правило, берется из настроек почты, которая подключена к Yva.ai, либо загружается через CSV-файл администратором. Инструкцию по обновлению орг.структуры можете найти по ссылке 

      В случае, если какому-либо пользователю нужно дать доступ к информации о подчиненных какого-либо другого пользователя, администратор может добавить этого пользователя к выбранной группе в роли «Руководителя» в разделе «Управление доступами».