1. База знаний Yva.ai
  2. Установка и настройка Yva.ai

Настройка опросов

В системе Yva.ai есть несколько аспектов настройки опросов:

  • галочка, которая запускает опросы с технической точки зрения,
  • списки сотрудников, которым нужно отправлять опросы,
  • настройки опросов: время и день отправки, режим отображения комментариев в общей ленте (анонимный или не анонимный).

Во время настройки опросов вам нужно:

1) полностью настроить эти параметры,

2) решить сопутствующие вопросы

  • как провести коммуникацию о запуске опросов для сотрудников, 
  • как будут выглядеть опросы для сотрудников,
  • какие права выдать сотрудникам в системе Yva.ai.

Мы рекомендуем сначала протестировать работу опросов на небольшой группе сотрудников. Например, на нескольких сотрудниках HR-отдела, которые впоследствии смогут отвечать на вопросы коллег о новой системе. 

Важно, чтобы галочка запуска опросов была отключена, пока вы полностью не завершите настройку. 

Включить и отключить запуск опросов вы можете в административной части платформы в меню «Общие настройки» → «Настройки доставки опросов».

Как настроить управление опросами для пользователей?

Сперва разберем процесс управления опросами для пользователей и опции опросов. 

Зайдите в меню «Администрирование», раздел «Управление пользователями». 

Возле каждого пользователя есть галочка «Отправлять опросы», которая позволяет включать или не включать конкретного сотрудника в фокус-группу.

Установите опции для опросов. Для каждого пользователя их две:

  • отправлять все базовые вопросы,
  • собирать обратную связь 360.

Что означает опция «Отправлять все базовые вопросы?»

В еженедельный опрос входит 5 вопросов о вовлечённости. Всего в систему заложено 30 базовых и 46 вспомогательных вопросов для оценки этого показателя.

В зависимости от ответов сотрудника на базовые вопросы, система формирует состав последующих опросов. 

Например, если в ответах на базовые вопросы сотрудник дал отрицательную оценку процессам компании, то в последующих опросах система будет задавать ему уточняющие вопросы, чтобы выяснить, что именно не так.

Обычно базовые и дополнительные вопросы равномерно распределены по еженедельным опросам в течение квартала. Каждый из этих вопросов система задаёт отдельному сотруднику не чаще одного раза в 3 месяца. 

Полный цикл пульс-опросов Yva.ai осуществляет за один квартал. Это означает, что при обычном ходе опросов полный обзор положения дел в компании будет получен через квартал после начала использования опросов.

Если вы выставите галочку «Отправлять все базовые вопросы» при первичном запуске Yva.ai, то базовые вопросы будут отправлены все сразу в первую неделю. Если вы выставите галочку «Отправлять все базовые вопросы», но при этом уже были присланы один или несколько еженедельных опросов, то в следующем опросе сотрудникам будут заданы оставшиеся неотвеченные базовые вопросы вовлеченности.

Все базовые вопросы вовлеченности в одном опросе можно задать только один раз каждому сотруднику. После данного опроса сотруднику будут приходить вопросы в обычном режиме.

Таким образом первичный обзор положения дел в компании вы сможете получить за одну неделю опросов. 

Если вы никогда не замеряли вовлеченность, мы рекомендуем включить эту настройку, чтобы как можно быстрее увидеть первые результаты.

Что означает опция «Собирать обратную связь 360?»

Для всех сотрудников нужно выставить опцию «Собирать обратную связь 360». Это означает, что система будет предлагать коллегам оценить компетенции и социальных капитал абсолютно всех в вашей компании. 

Бывает, что о ком-то из сотрудников не нужно собирать обратную связь. В таком случае, напротив его имени галочку выставлять не нужно. А если она стоит, ее нужно снять. 

Настройки даты / времени отправки опросов, ленты и личного кабинета

С базовыми настройками опросов мы определились. Давайте разберемся со временем и днём отправки опросов, настройками ленты и личного кабинета. 

В меню «Администрирование» → «Управление пользователями» сразу проверьте часовой пояс.

Какое бы время вы не поставили для получения опросов, сотрудники будут получать их по своему часовому поясу. 

Настройка дня и времени выставляется в разделе «Настройки команды».

Первое – время и день отправки еженедельных опросов. Каждую неделю опросы будут рассылаться сотрудникам в выбранные вами день недели и время суток.

Второе – режим конфиденциальности в разделе «Обратная связь команде».

Эта настройка влияет на самый первый вопрос в еженедельных опросах.

В зависимости от режима комментарии могут быть:

  • анонимными,
  • не анонимными,
  • анонимными или не анонимными на усмотрение отвечающего сотрудника.

Третье – настройка отправки базовых вопросов новым пользователям по умолчанию.

Если вы выбрали режим отправки базовых вопросов в начале, то поставьте эту галочку здесь. Для новых пользователей системы эта настройка будет сохраняться по умолчанию. 

Четвертое – настройки личного кабинета сотрудника.

Об этом обязательно нужно подумать до запуска опросов, потому что вместе со ссылкой на первый опрос сотрудник получает и доступ в свой личный кабинет. 

В личном кабинете сотрудника вы можете показывать или не показывать ему личный график выгорания и результаты семантического анализа.

В эти результаты входит:

  • рабочее время и коммуникационная нагрузка,
  • тональность переписки,
  • количество конфликтов и задач, которые определила система в профиле человека и много других метрик. 

Нет единственно правильного решения, показывать ли сотруднику результаты работы Yva.ai. Это зависит от корпоративной культуры, подготовленности руководителей и многих других факторов. Какое бы решение вы не приняли, главное, чтобы оно было подходящим именно для вас. 

Запуск сбора активной обратной связи

Мы определили:

  • какие сотрудники будут получать опросы,
  • каким будет режим сбора вопросов по вовлеченности,
  • время, день и часовой пояс отправки опросов, 
  • язык прохождения опросов,
  • кто из сотрудников может видеть отчеты по сотрудникам и компании,
  • кто из сотрудников видит только личный кабинет,
  • настройки личного кабинета.

Теперь можно перейти в административную часть платформы. В разделе «Общие настройки» → «Настройки отправки опросов» поставьте галочку «Разрешить отправку опросов».

Опросы уйдут той группе сотрудников, которую вы выбрали для тестового запуска, в соответствии с теми настройками даты и времени отправки, которые вы установили. 

Окончательный запуск 

После успешного прохождения опросов тестовой группой, можно запускать систему для всей компании. 

Для этого сначала отключите галочку «Разрешить отправку опросов» и обновите настройки опросов для всей компании.

Повторите настройки для большего числа сотрудников. Возможно, вы захотите поменять настройки прав, личного кабинета, дня или времени отправки.

Как только вы всё настроили, верните галочку «Разрешить отправку опросов» и ждите результатов.

Помните: перед запуском опросов необходимо провести коммуникацию, чтобы сотрудники знали, чего ожидать и для чего компании внедряет новую систему. О коммуникации сотрудникам читайте в статье «Коммуникация сотрудникам о запуске Yva.ai»