1. База знаний Yva.ai
  2. Установка и настройка Yva.ai

Настройка опросов

В интерфейсе платформы Yva.ai есть несколько аспектов настройки опросов:

 

  • галочка, которая запускает опросы с технической точки зрения,
  • списки сотрудников, которым нужно отправлять опросы,
  • настройки опросов: время и день отправки, режим отображения комментариев в общей ленте (анонимный или не анонимный).

 

Во время настройки опросов вам нужно:

 

1) настроить эти параметры,

2) решить сопутствующие вопросы:

 

  • как провести коммуникацию о запуске опросов для сотрудников, 
  • какие права выдать сотрудникам в системе Yva.ai.

 

Мы рекомендуем сначала протестировать работу опросов на небольшой группе сотрудников. Например, на нескольких сотрудниках HR-отдела, которые впоследствии смогут отвечать на вопросы коллег о работе с новой платформой.

 

Важно, чтобы галочка запуска опросов была отключена, пока вы полностью не завершите настройку.

 

Как настроить управление опросами для пользователей?

 

Сперва разберем процесс управления опросами для пользователей и опции опросов.

 

Зайдите в меню «Администрирование», раздел «Управление пользователями». 

Возле каждого пользователя есть галочка «Отправлять опросы», которая позволяет включать или не включать конкретного сотрудника в опрашиваемую группу.

 

Установите опции для опросов. Для каждого пользователя их две:

 

  • отправлять все вопросы,
  • собирать обратную связь 360.

 

Что означает опция «Отправлять все вопросы?»

 

В еженедельный опрос входит 5 вопросов о вовлечённости. Всего в алгоритм платформы заложено 40 вопросов для оценки этого показателя.

 

В зависимости от ответов сотрудника на вопросы Yva.ai формирует состав последующих опросов. 

 

Например, если в ответах на вопросы сотрудник дал отрицательную оценку процессам компании, то в последующих опросах система будет задавать ему уточняющие вопросы, чтобы выяснить, что именно не так.

 

Обычно вопросы равномерно распределены по еженедельным опросам в течение квартала. Каждый из этих вопросов Yva.ai задаёт отдельному сотруднику не чаще одного раза в 3 месяца.

 

Полный цикл пульс-опросов Yva.ai осуществляет за один квартал (13 недель). 

 

Это означает, что при обычном ходе опросов полный обзор положения дел в компании будет получен через квартал после начала использования опросов.

 

Если вы выставите галочку «Отправлять все вопросы» при первичном запуске Yva.ai, то все вопросы будут отправлены сразу в первую неделю работы платформы. 

 

Если вы выставите галочку «Отправлять все вопросы», но при этом сотрудникам уже приходили один или несколько еженедельных опросов, то в следующем опросе сотрудникам будут заданы только те вопросы вовлечённости, которые остались неотвеченными.

 

Сразу все вопросы вовлечённости в одном пульс-опросе можно задать каждому сотруднику только один раз. После такого опроса вопросы будут приходить сотруднику в обычном режиме.

 

[референс оформления этого кусочка]

Благодаря этой опции вы можете получить первичный обзор положения дел в компании уже в первую неделю работы платформы Yva.ai.

 

Если вы никогда не измеряли вовлечённость, мы рекомендуем включить эту настройку, чтобы как можно быстрее увидеть первые результаты.

Что означает опция «Собирать обратную связь 360?»

 

Для всех сотрудников нужно выставить опцию «Собирать обратную связь 360». Это значит, что алгоритм платформы будет предлагать коллегам оценить компетенции и социальных капитал абсолютно всех сотрудников в вашей компании. 

 

Бывает, что о ком-то из сотрудников не нужно собирать обратную связь. В таком случае, напротив его имени галочку выставлять не нужно. А если она стоит, её нужно снять.

 

Настройки даты / времени отправки опросов, ленты и личного кабинета

 

С базовыми настройками опросов мы определились. Давайте разберемся со временем и днём отправки опросов, настройками ленты и личного кабинета. 

 

В меню «Администрирование» → «Управление пользователями» сразу проверьте часовой пояс.

 

Какое бы время вы ни поставили для получения опросов, сотрудники будут получать их по своему часовому поясу. 

 

Настройка дня и времени проводится в разделе «Настройки команды».

 

1. Время и день отправки еженедельных опросов. Каждую неделю опросы будут рассылаться сотрудникам в выбранные вами день недели и время суток.

 

2. Режим конфиденциальности в разделе «Обратная связь команде».

 

Эта настройка влияет на самый первый вопрос в еженедельных опросах.

В зависимости от режима комментарии могут быть:

 

  • анонимными,
  • не анонимными,
  • как анонимными, так и не анонимными – на усмотрение отвечающего сотрудника.

 

1. Настройка отправки вопросов новым пользователям по умолчанию. Если вы выбрали режим отправки вопросов в начале, то поставьте эту галочку здесь. Для новых пользователей системы эта настройка будет сохраняться по умолчанию. 

 

2. Настройки личного кабинета сотрудника.

 

Об этом обязательно нужно подумать до запуска опросов, потому что вместе со ссылкой на первый опрос сотрудник получает и доступ в свой личный кабинет. 

 

В личном кабинете сотрудника вы можете показывать или не показывать ему личный график выгорания и результаты семантического анализа (если он подключен в вашей компании).

 

В эти результаты входит:

 

  • рабочее время и коммуникационная нагрузка,
  • тональность переписки,
  • количество конфликтов и задач, которые определила система в профиле человека и много других метрик. 

 

Нет единственно правильного решения, показывать ли сотруднику результаты работы Yva.ai. 

 

Это зависит от корпоративной культуры, подготовленности руководителей и многих других факторов. Какое бы решение вы ни приняли, главное, чтобы оно было подходящим именно для вашей организации.

 

Запуск сбора активной обратной связи

 

Мы определили:

 

  • какие сотрудники будут получать опросы,
  • каким будет режим сбора вопросов по вовлеченности,
  • время, день и часовой пояс отправки опросов, 
  • язык прохождения опросов,
  • кто из сотрудников может видеть отчеты по сотрудникам и компании,
  • кто из сотрудников видит только личный кабинет,
  • настройки личного кабинета.

 

Теперь можно перейти в административную часть платформы. В разделе «Общие настройки» → «Настройки отправки опросов» поставьте галочку «Разрешить отправку опросов».

 

Опросы уйдут той группе сотрудников, которую вы выбрали для тестового запуска, в соответствии с установленными настройками даты и времени отправки.

 

Окончательный запуск 

 

После успешного прохождения опросов тестовой группой можно запускать платформу для всей компании.

 

Для этого отключите галочку «Отправлять опросы» и обновите настройки опросов для всей компании.

 

Повторите настройки для всех сотрудников. Возможно, вы захотите поменять настройки прав, личного кабинета, дня или времени отправки.

 

Как только вы всё настроили, верните галочку «Отправлять опросы» и ждите результатов.

 

Помните: перед запуском опросов необходимо провести коммуникацию, чтобы сотрудники знали, чего ожидать и для чего компании внедряет новую систему. 

 

О том, как подготовить сотрудников к внедрению платформы Yva.ai для непрерывной обратной связи, читайте в статье «Коммуникация сотрудникам о запуске Yva.ai».