1. База знаний Yva.ai
  2. Установка и настройка Yva.ai
  3. Добавление сотрудников и настройка групп сотрудников

Зачем распределять сотрудников по группам и как это правильно делать?

Результаты, которые вы получаете в системе Yva.ai, можно разделить на три вида:

  • по компании в целом,
  • по конкретным сотрудникам,
  • по группам сотрудников.

На уровне сотрудника решение может принять только его прямой руководитель. Он общается с сотрудником, знает его ситуацию. Но в прямом подчинении у менеджеров находится обычно не более 10 человек. 

Обзор на уровне компании даёт общее представление о состоянии компании и общих тенденциях её развития. 

Чтобы проводить изменения и понимать причины больших трендов в компании, необходимо проводить более детальный анализ. Для этого нужно поделить данные на срезы. 

Разметка по подразделениям и группам значительно облегчит анализ выгорания и вовлеченности и сделает его более глубоким и системным. Рассмотрим возможные способы разделения сотрудников на группы.

Мы предлагаем самые распространенные параметры, по которым часто делят группы для анализа:  

  • Руководитель – непосредственный или проектный. Любая другая роль, которая сопровождает сотрудника на протяжении долгого времени, может быть указана в этом параметре. Например, в некоторых компаниях это может быть HRBP (HR Business Partner).
  • Департамент или подразделение – разбивка по этому параметру часто совпадает с параметром Руководитель.
  • Род деятельности или функция – параметр, который помогает понять характер труда сотрудника (рутинный или динамичный, с клиентами или без них и т.д.) и сопоставить его с профилем конкретных сотрудников. Также функция часто определяет условия труда в той или иной организации (например, все проектные менеджеры, все аналитики и т.д.).
  • Проекты и их особенности – если различаются департаменты, чья деятельность связана с проектами и условиями работы проектных команд.
  • Стаж или период нахождения в одной и той же роли или на одной и той же должности.
  • Филиалы – подразделения, находящиеся в отдалении от центрального офиса.
  • Политики компенсаций и вознаграждений – позволяет оценить эффективность политики компенсаций (например, ипотека для сотрудников, предпенсионная программа, программы для студентов, семей с детьми и т.д.).
  • Успешность в достижении KPI (производительность).
  • Удаленная работа или работа в офисе.

Разметка помогает вам увидеть положение дел в конкретных группах сотрудников и принять решение о действиях на уровне групп. Анализ по группам также помогает понять причины выгорания групп и отдельных сотрудников

  • Если причины кроются в конкретном руководителе группы или проекта, вы сможете это понять, благодаря разметке. По опросам вы определите, на что обратить внимание конкретному руководителю и что делать дальше.
  • Если причины в функции или роде деятельности, то вы сможете посмотреть на профиль сотрудников, испытывающих выгорание (по результатам пульс-опросов). Вы увидите особенности сотрудников, занятых на различных функциях, а также возможности использовать способности некоторых сотрудников с большей эффективностью.
  • Вы сможете оценить влияние компенсационного пакета и политик компании на состояние сотрудников – как отразились ваши решения по компенсационному пакету и политикам компании на разных группах людей и как они к этому относятся.
  • Деление по стажу поможет вам понять отношение сотрудников к компании в различные периоды их работы.
  • Деление по производительности поможет проанализировать профили сотрудников по пульс-опросам и понять, какой из профилей наиболее успешен в вашей компании или на конкретной должности. Также вы увидите взаимосвязь успешности сотрудника с его выгоранием, отношением к компании. Оцените его долю в социальном капитале.
  • Важно оценивать состояние удаленных офисов по выгоранию и отношению к компании, т.к. они не находятся в прямом контакте с сотрудниками головного офиса. Филиалы получают меньше внимания и информации, поэтому их настроение может отличаться от головного офиса и его сложно отследить без специальных инструментов.
  • Важно понимать состояние удаленных сотрудников, т.к. нет возможности наблюдать и взаимодействовать с ними напрямую. Они ограничены во многих аспектах жизни компании и их вовлеченность требует отдельных усилий.
  • Проекты имеют уникальные особенности, которые не повторяются, а также в разное время находятся на разных этапах реализации. Поэтому на каждом отдельном проекте с одними и теми же людьми могут возникать различные ситуации по выгоранию и отношению к компании. Эти ситуации зависят не только от руководителя. Также важно наблюдать состояние сотрудников между проектами.

Как правильно делить сотрудников на группы

Мы разобрались, зачем делить сотрудников на группы. Теперь давайте обсудим, как это делать.

Когда компания большая, довольно трудно сделать первый вариант такого разделения. Но мы исходим из того, что у вас есть базовая структура, которую вы выгрузили из 1С или другого источника. 

Как правило, выгрузка из 1С предлагает распределение на департаменты и отделы. Этого уже достаточно для основы разделения на группы. В Yva.ai доступно деление сотрудников на группы через CSV-файл. Подробнее здесь.

Сейчас доступно 3 уровня разбивки. По нашему опыту этого достаточно, чтобы отобразить все значимые группы и при этом получать достаточно детализированные отчёты.

Как можно использовать эти 3 уровня

Блоки верхнего уровня – это департаменты, самые крупные. 

На среднем уровне находятся отделы или подразделения. 

На нижнем уровне – более мелкие объединения, такие, как группы внутри отделов. Также это могут быть:

  • проекты, которые объединяют людей из нескольких подразделений,
  • объединения сотрудников по функциям внутри более крупного отдела – например, группа 1 – разработка программных продуктов, группа 1 – тестирование и группа 3 – информационная безопасность в департаменте IT.

Если структура вашей компании не линейная, а матричная, то распределение сотрудников на группы проводится по проектам или функциональным блокам.

Также иногда можно к проектам и блокам добавить функцию. Это вам может помочь, если компания разбита по проектам, но внутри каждого проекта функции дублируются.

Компания может принимать решения по сотрудникам, которые заняты одной функцией – например, стандарты набора персонала, обучения и оценки. Поэтому и анализировать их надо и в составе команды проекта, и в составе функции. 

Например, команд разработки несколько, но в каждой команде есть тестировщики, которые независимо от проекта представляют функцию тестирования. 

Какой бы принцип деления вы ни выбрали, в каждом получившемся блоке убедитесь, что:

  • сотрудники подчиняются одному руководителю или проектному менеджеру,
  • сотрудники выполняют схожие функции или задачи, участвуют в одном и том же проекте,
  • когда сотрудники отвечают на вопросы о качестве процессов и ясности задач, они имеют в виду одни и те же структуры и процессы.

И последний, универсальный принцип деления на группы: если всё совсем непонятно, ориентируйтесь на тех людей, которым вы будете сообщать о результатах аналитики. 

Это руководители групп, отделов и департаментов. Ведь именно они будут принимать решения о том, как помочь людям развиваться, расти и добиваться успеха компании. 

Как проверить составленную структуру?

Даже корректную на первый взгляд готовую структуру обязательно нужно проверить. Создание структуры – это сложный процесс, и ошибки в нём не такое редкое явление, как хотелось бы. Это нормально. 

Часто оказывается, что в оргструктуре есть неактуальные отделы или «вневедомственные» сотрудники, которых не сразу удаётся чётко определить к конкретному департаменту.

А бывает, что структура организации в реальности является более сложной и динамичной, чем отражено в корпоративных системах. Тогда распределение на группы в системе Yva.ai нужно актуализировать.

Как проверить правильность получившейся структуры?

Итак, перед вам составленный вами Excel-файл на несколько сотен строк. Как найти в нем пробелы и нестыковки? 

Шаг один. Создайте сводную таблицу Excel по доступным уровням подразделений. 

Шаг два. Проверьте, нет ли дублирующихся названий подразделений, нет ли похожих по смыслу, которые надо объединить или просто опечаток. 

Помните, что для любой системы, даже для программы Excel, подразделение с опечаткой в названии – это абсолютно новая единица оргструктуры. 

Шаг три. Проверьте логику структуры. Убедитесь, что подразделения, равные по значимости, относятся к одному уровню структуры. Департаменты обычно больше, чем отделы. Поэтому отделы входят в департаменты, а не наоборот.

На одном уровне должны быть все имеющиеся в компании департаменты. 

Уровнем ниже – все имеющиеся отделы, которые так или иначе входят в департаменты.

Шаг четыре. Проверьте по сводной таблице, есть ли в вашей структуре группы с количеством сотрудников менее 5 человек. Если да, то такие группы нужно объединять с более крупными подразделениями, т.к. по  причинам конфиденциальности результаты аналитики таких групп не будут отражены. 

Если получилось очень много мелких подразделений – буквально по одному человеку, – это повод проверить такую структуру. 

Можно ли объединить такие маленькие группы в более крупный блок с каким-то более общим признаком? 

Кто будет принимать решение по этим подразделениям? Вряд ли у каждого маленького подразделения из одного-трёх человек свой руководитель. 

Наша конечная задача – составить логичную оргструктуру, где нет опечаток, дублирующихся названий, и по каждой группе понятно, кто заинтересован в результатах аналитики именно по этой группе.