Зачем распределять доступы к информации в Yva.ai и как это правильно делать?

Результаты, которые вы получаете в системе Yva.ai, можно разделить на три вида:

  • по конкретным сотрудникам,
  • по группам сотрудников,
  • по компании в целом.

На уровне конкретного сотрудника решение может принять только его прямой руководитель — он общается с сотрудником, знает его ситуацию и сможет помочь решить его проблемы. 

Решение по нескольким группам сотрудников может принять человек, который отвечает за эти группы. Например, директор по маркетингу может принимать решения, касающиеся сотрудников всех групп, входящих в подразделение маркетинга.

Обзор на уровне компании даёт общее представление о состоянии компании и общих тенденциях её развития. Такой обзор будет полезен человеку, отвечающему за всю компанию, например, генеральному директору.

Вы можете настроить доступы к информации о ваших сотрудниках в системе Yva.ai в соответствии с тем, кто и как в дальнейшем будет работать с этой информацией.

Как правильно делить сотрудников по руководителям?

Когда компания большая, довольно трудно назначить для каждого сотрудника того, кто фактически за него отвечает — то есть руководителя. Если организационная структура вашей компании поддерживается в какой-либо специальной программе, например, в 1С, вы можете ориентироваться на нее. Обычно в таких системах уже есть указание, в какое подразделение входит сотрудник и кому он подчиняется напрямую. Как загружать такую структуру компании в Yva.ai мы описали в статье «Как настроить доступы руководителям?».

Структура обычно разделяет компанию на несколько уровней иерархии сотрудников:

  • Блоки нижнего уровня — небольшие объединения людей. Например, группы внутри отделов либо небольшие отделы, у каждого из которых есть свой руководитель. В этом случае для каждого участника группы администратор системы должен указать руководителя этого участника. 
  • На среднем уровне находятся более крупные подразделения, которые объединяют несколько отделов. Укрупненные подразделения тоже подчиняются конкретным сотрудникам. Их нужно будет указать руководителями для людей, которые возглавляют отделы, вошедшие в более крупное подразделение. Например, если департамент по логистике возглавляет директор по логистике и в департаменте три отдела, каждый из которых имеет своего руководителя, то для каждого из руководителей отдела нужно указать директора по логистике в качестве руководителя.
  • Блоки верхнего уровня — самые крупные подразделения. Например, функциональные блоки либо отдельные бизнесы. Сотрудники, которые отвечают за подразделения, вошедшие в функциональный блок, должны указать руководителем ответственного за блок в целом. 

Если по каким-то причинам структура, которая существует в 1С, вам не подходит для использования функционала Yva.ai, вы можете разделить сотрудников по блокам в ручном режиме. В таком случае вам необходимо: 

  1. понять, кто будет работать с данными каждого сотрудника и с информацией о каждой группе сотрудников,
  2. назначить руководителей исходя из того, кто должен иметь доступ к данным каждого сотрудника и к обобщенным результатам по группе, в которую входит сотрудник. 

Какой бы принцип деления вы ни выбрали, при назначении конкретного руководителя определенной группе сотрудников, убедитесь, что:

  • сотрудники действительно подчиняются этому руководителю или проектному менеджеру,
  • сотрудники, у которых указан общий руководитель, выполняют схожие функции или задачи, или участвуют в одном и том же проекте или находятся на одном уровне должности,
  • когда сотрудники одного руководителя будут отвечать на вопросы о качестве процессов и ясности задач, они будут иметь в виду одни и те же структуры и процессы и одного и того же руководителя.

Кого будут видеть в системе руководители?

Чтобы настроить доступы, нужно указать руководителя для каждого сотрудника в настройках Yva.ai. При настройке важно учитывать следующие моменты:

Если человек указан руководителем у конкретного сотрудника, ему будет доступна информация об этом сотруднике.

Если человек указан руководителем для нескольких сотрудников, ему будет доступна информация и о каждом сотруднике, и обобщенная информация о группе сотрудников, для которых он указан руководителем. Если таких сотрудников менее 5 человек, то обобщенная информация доступна не будет. Например, если вы являетесь руководителем отдела складской логистики и будете указаны в системе в качестве руководителя у 5 сотрудников этого отдела, то вам будет доступна информация о каждом из этих сотрудников, а также по всем 5 сотрудникам в обобщенном виде. 

В настройках это будет выглядеть так:

Если человек указан руководителем для сотрудника, у которого тоже есть подчиненные, то этому человеку будет доступна информация об этих подчиненных. Например, если вашим руководителем является директор по логистике, то ему будет доступна информация о вас и об отделе складской логистики, которым вы управляете.

В настройках это будет выглядеть так:

Если у части сотрудников, входящих в группу, указан руководителем один человек, а у части — другой, то каждому из этих людей будет доступна информация только о тех сотрудниках из группы, у которых он указан в качестве руководителя. Например, если всего в отделе рекрутмента 11 сотрудников, при этом у 5 сотрудников в качестве руководителя указаны вы, а у 6 других — ваш коллега, то в системе вы будете видеть информацию только о тех 5 сотрудниках, у которых указаны руководителем. Информация по остальным 6 сотрудникам будет доступна вашему коллеге.

В настройках это будет выглядеть так:

Если есть человек, который, согласно структуре, не имеет отношения к какой-либо группе, но при этом ему необходимо видеть информацию по этой группе, вы можете предоставить доступ к этой группе этому человеку в настройках системы.

От того, каких руководителей вы назначите сотрудникам в системе Yva.ai, будет зависеть, какие решения будут в дальнейшем приниматься в компании и какие действия будут реализовываться по их итогам.

Более детально о настройке доступов руководителей читайте в статье «Как настроить доступы руководителям?».