Зачем распределять доступы к информации в Yva.ai и как это правильно делать?

Результаты, которые вы получаете в системе Yva.ai, можно разделить на три вида:

по конкретным сотрудникам,
по группам сотрудников,
по компании в целом.

На уровне конкретного сотрудника решение может принять только его прямой руководитель — он общается с сотрудником, знает его ситуацию и сможет помочь решить его проблемы.

Решение по нескольким группам сотрудников может принять человек, который отвечает за эти группы. Например, директор по маркетингу может принимать решения, касающиеся сотрудников всех групп, входящих в подразделение маркетинга.

Обзор на уровне компании даёт общее представление о состоянии компании и общих тенденциях её развития. Такой обзор будет полезен человеку, отвечающему за всю компанию, например, генеральному директору.

Вы можете настроить доступы к информации о ваших сотрудниках в системе Yva.ai в соответствии с тем, кто и как в дальнейшем будет работать с этой информацией.

Как правильно делить сотрудников по руководителям?

Когда компания большая, довольно трудно назначить для каждого сотрудника того, кто фактически за него отвечает — то есть руководителя. Если организационная структура вашей компании поддерживается в какой-либо специальной программе, например, в 1С, вы можете ориентироваться на нее. Обычно в таких системах уже есть указание, в какое подразделение входит сотрудник и кому он подчиняется напрямую. Как загружать такую структуру компании в Yva.ai мы описали в статье «Как настроить доступы руководителям?».

Структура обычно разделяет компанию на несколько уровней иерархии сотрудников:

Блоки нижнего уровня — небольшие объединения людей. Например, группы внутри отделов либо небольшие отделы, у каждого из которых есть свой руководитель. В этом случае для каждого участника группы администратор системы должен указать руководителя этого участника.
На среднем уровне находятся более крупные подразделения, которые объединяют несколько отделов. Укрупненные подразделения тоже подчиняются конкретным сотрудникам. Их нужно будет указать руководителями для людей, которые возглавляют отделы, вошедшие в более крупное подразделение. Например, если департамент по логистике возглавляет директор по логистике и в департаменте три отдела, каждый из которых имеет своего руководителя, то для каждого из руководителей отдела нужно указать директора по логистике в качестве руководителя.
Блоки верхнего уровня — самые крупные подразделения. Например, функциональные блоки либо отдельные бизнесы. Сотрудники, которые отвечают за подразделения, вошедшие в функциональный блок, должны указать руководителем ответственного за блок в целом.

Если по каким-то причинам структура, которая существует в 1С, вам не подходит для использования функционала Yva.ai, вы можете разделить сотрудников по блокам в ручном режиме. В таком случае вам необходимо:

понять, кто будет работать с данными каждого сотрудника и с информацией о каждой группе сотрудников,
назначить руководителей исходя из того, кто должен иметь доступ к данным каждого сотрудника и к обобщенным результатам по группе, в которую входит сотрудник.

Какой бы принцип деления вы ни выбрали, при назначении конкретного руководителя определенной группе сотрудников, убедитесь, что:

сотрудники действительно подчиняются этому руководителю или проектному менеджеру,
сотрудники, у которых указан общий руководитель, выполняют схожие функции или задачи, или участвуют в одном и том же проекте или находятся на одном уровне должности,
когда сотрудники одного руководителя будут отвечать на вопросы о качестве процессов и ясности задач, они будут иметь в виду одни и те же структуры и процессы и одного и того же руководителя.

Кого будут видеть в системе руководители?

Чтобы настроить доступы, нужно указать руководителя для каждого сотрудника в настройках Yva.ai. При настройке важно учитывать следующие моменты:

Если человек указан руководителем у конкретного сотрудника, ему будет доступна информация об этом сотруднике.

Если человек указан руководителем для нескольких сотрудников, ему будет доступна информация и о каждом сотруднике, и обобщенная информация о группе сотрудников, для которых он указан руководителем. Если таких сотрудников менее 5 человек, то обобщенная информация доступна не будет. Например, если вы являетесь руководителем отдела складской логистики и будете указаны в системе в качестве руководителя у 5 сотрудников этого отдела, то вам будет доступна информация о каждом из этих сотрудников, а также по всем 5 сотрудникам в обобщенном виде.

В настройках это будет выглядеть так:

Если человек указан руководителем для сотрудника, у которого тоже есть подчиненные, то этому человеку будет доступна информация об этих подчиненных. Например, если вашим руководителем является директор по логистике, то ему будет доступна информация о вас и об отделе складской логистики, которым вы управляете.

В настройках это будет выглядеть так:

Если у части сотрудников, входящих в группу, указан руководителем один человек, а у части — другой, то каждому из этих людей будет доступна информация только о тех сотрудниках из группы, у которых он указан в качестве руководителя. Например, если всего в отделе рекрутмента 11 сотрудников, при этом у 5 сотрудников в качестве руководителя указаны вы, а у 6 других — ваш коллега, то в системе вы будете видеть информацию только о тех 5 сотрудниках, у которых указаны руководителем. Информация по остальным 6 сотрудникам будет доступна вашему коллеге.

В настройках это будет выглядеть так:

Если есть человек, который, согласно структуре, не имеет отношения к какой-либо группе, но при этом ему необходимо видеть информацию по этой группе, вы можете предоставить доступ к этой группе этому человеку в настройках системы.

От того, каких руководителей вы назначите сотрудникам в системе Yva.ai, будет зависеть, какие решения будут в дальнейшем приниматься в компании и какие действия будут реализовываться по их итогам.

Более детально о настройке доступов руководителей читайте в статье «Как настроить доступы руководителям?».