1. База знаний Yva.ai
  2. Установка и настройка Yva.ai
  3. Добавление сотрудников и настройка групп сотрудников

Деление сотрудников на группы с помощью .csv файла

Ручное деление на группы происходит через .csv файл. Это значит, что вам нужно задать параметры файле и загрузить на сервер.

При загрузке списка сотрудников через файл вы можете:

  • добавить к профилю сотрудника 3 параметра по вашему желанию. Это может быть город, где работает сотрудник, название филиала, пол или название проекта.

Можно выбрать не больше, чем три параметра, которые должны называться «Пользовательская 1», «Пользовательская 2», «Пользовательская 3» (от словосочетания «Пользовательская переменная»)

  • перенести пользователя в группу, отличную от той, куда он автоматически попал при синхронизации с источником. Например, можно перезаписать параметры «департамент», «руководитель», а также должность.

Как настроить:

  • зайдите в «Настройки» → «Управление пользователями»;

  • в верхнем правом углу экрана нажмите «Обновить с помощью файла»;

  • далее действуйте по инструкции обновления с помощью файла, описанной в интерфейсе Yva.ai;
  • ваши собственные параметры добавляйте в столбцы Custom 1, Custom 2 и т.д. Если необходимо переопределить параметры (перенести пользователя в другую группу) запишите для сотрудника новые данные;
  • добавленные параметры появятся в качестве фильтра Группы в отчете по сотрудникам.

Для загрузки файла с пользователями перейдите ко второму шагу, нажав кнопку «Далее» (Next). Затем выберите подготовленный .csv файл и нажмите кнопку «Обновить» (Update).

Особенности обновления через файл

В обновлении пользователей через файл существует две особенности, которые могут доставить лишние хлопоты, если вы о них не знаете. Первая заключается в использовании базы данных IANA для заполнения Time zone (часовой пояс). Вторая заключается в том, что .csv файл, который подается на загрузку в платформу (уже с правками) должен иметь кодировку UTF-8 и, в качестве знака-разделителя, иметь запятую.

База данных IANA

Для введения данных по стандарту IANA можно воспользоваться правилом, при котором необходимое вам значение будет равно Континент/Город. Примеры:

  • America/New_York
  • Europe/Moscow
  • Asia/Novosibirsk

Руководствуясь этим принципом, вы сможете поставить правильную time zone (часовой пояс). Для проверки или поиска правильного значения вы также можете воспользоваться ссылкой: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_tz_database_time_zones#List

Кодировка UTF-8 и технические особенности файла

Во время работы с файлом вы можете столкнуться с ошибками. Чтобы их избежать, воспользуйтесь инструкцией:

Зайти в раздел «Администрирование» > «Управление пользователями»

Нажать кнопку «Обновить с помощью файла»

На странице обновления информации о пользователях с помощью файла нажать «Скачать CSV шаблон» > «Шаблон со списком сотрудников»

По итогам ваших действий выгрузится CSV-файл с данными о сотрудниках, подключенных к Yva.ai. Вам необходимо открыть его через программу Excel и разбить данные по столбцам — выделить весь первый столбец, нажать «Данные» > «Текст по столбцам»

Далее вам нужно нажать «с разделителем» > «Запятая» > «Готово»

После того, как вы заполните таблицу, вам необходимо сохранить файл в формате CSV, с разделителем «запятая». Для этого нужно нажать «Файл» > «Сохранить как» > Выбрать место для сохранения файла, название файла и необходимый формат > Нажать «Сохранить». Рекомендуем сохранить файл в место, которое вы легко сможете найти при необходимости.

В файле не должно быть лишних пробелов, чтобы система считывала все данные правильно. Также мы не рекомендуем делить сотрудников на группы меньше 5 человек, так как в ином случае в системе нельзя будет получить данные по данной группе.