Деление сотрудников на группы с помощью .csv файла

Ручное деление на группы происходит через .csv файл. Это значит, что вам нужно задать параметры файле и загрузить на сервер.

При загрузке списка сотрудников через файл вы можете:

• добавить к профилю сотрудника 3 параметра по вашему желанию. Это может быть город, где работает сотрудник, название филиала, пол или название проекта.

• перенести пользователя в группу, отличную от той, куда он автоматически попал при синхронизации с источником. Например, можно перезаписать параметры «департамент», «руководитель», а также должность.

Как настроить:

• зайдите в «Настройки» → «Управление пользователями»;
  
  
• в верхнем правом углу экрана нажмите «Обновить с помощью файла»;

• далее действуйте по инструкции обновления с помощью файла, описанной в интерфейсе Yva.ai;
• ваши собственные параметры добавляйте в столбцы Custom 1, Custom 2 и т.д. Если необходимо переопределить параметры (перенести пользователя в другую группу) запишите для сотрудника новые данные;
• добавленные параметры появятся в качестве фильтра Группы в отчете по сотрудникам.

Для загрузки файла с пользователями перейдите ко второму шагу, нажав кнопку «Далее» (Next). Затем выберите подготовленный .csv файл и нажмите кнопку «Обновить» (Update).

Особенности обновления через файл

В обновлении пользователей через файл существует две особенности, которые могут доставить лишние хлопоты, если вы о них не знаете. Первая заключается в использовании базы данных IANA для заполнения Time zone (часовой пояс). Вторая заключается в том, что .csv файл, который подается на загрузку в платформу (уже с правками) должен иметь кодировку UTF-8 и, в качестве знака-разделителя, иметь запятую.

База данных IANA

Для введения данных по стандарту IANA можно воспользоваться правилом, при котором необходимое вам значение будет равно Континент/Город. Примеры:

• America/New_York
• Europe/Moscow
• Asia/Novosibirsk

Руководствуясь этим принципом, вы сможете поставить правильную time zone (часовой пояс). Для проверки или поиска правильного значения вы также можете воспользоваться ссылкой: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_tz_database_time_zones#List

Кодировка UTF-8 и технические особенности файла

Во время работы с файлом вы можете столкнуться с ошибками. Чтобы их избежать, воспользуйтесь инструкцией:

Зайти в раздел «Администрирование» > «Управление пользователями»

Нажать кнопку «Обновить с помощью файла»

На странице обновления информации о пользователях с помощью файла нажать «Скачать CSV шаблон» > «Шаблон со списком сотрудников»

По итогам ваших действий выгрузится CSV-файл с данными о сотрудниках, подключенных к Yva.ai. Вам необходимо открыть его через программу Excel и разбить данные по столбцам — выделить весь первый столбец, нажать «Данные» > «Текст по столбцам»

Далее вам нужно нажать «с разделителем» > «Запятая» > «Готово»

После того, как вы заполните таблицу, вам необходимо сохранить файл в формате CSV, с разделителем «запятая». Для этого нужно нажать «Файл» > «Сохранить как» > Выбрать место для сохранения файла, название файла и необходимый формат > Нажать «Сохранить». Рекомендуем сохранить файл в место, которое вы легко сможете найти при необходимости.