Назад

Онлайн-онбординг: адаптация сотрудников, которых вы никогда не видели

Feb 24, 2021 11:34:09 PM / Автор Yva.ai

По данным аналитического доклада ВЦИОМ и Social Business Group, процент российских сотрудников, работающих удалённо, за период локдауна вырос в 8 раз1. А по данным Минтруда – в 110 раз: с 30 тысяч официальных дистанционщиков в 2019 до 3,5 млн в ноябре 20202.

 

Коронавирус стал драйвером перехода россиян на дистанционный формат работы: до пандемии таких трудящихся было около 2 % от общего числа респондентов, а теперь полностью или частично на удалённый формат перешли 16 %. 

 

Это означает, что всё чаще рекрутёры подбирают специалистов в штат на основе договора о дистанционном сотрудничестве, и всё чаще HR-ам приходится заниматься поиском и онбордингом сотрудников на 100 % онлайн.

 

Доля сотрудников, нанятых удаленно «под ключ» (то есть без личной встречи с кем-либо из действующих сотрудников компании) стремительно растёт, а вместе с ним – распространение проблем адаптации: дискоммуникации, неусвоения удалённым сотрудником норм корпоративной культуры, непрохождения испытательного срока и т. д.

 

Как помочь новым работникам успешно адаптироваться в условиях удалённой работы? Что входит в чек-лист преонбординга сотрудника для HR-специалиста? Как помочь команде удалённо познакомиться с новичками, а новеньким – справиться со стрессом, усвоить специфику корпоративной культуры и стать полноправной частью команды? Читайте в новом материале Yva.ai.

 

 

Процент кто хотят работать удаленно

 

Почему новые сотрудники уходят до конца испытательного срока?3

 

Реальность такова, что по результатам испытательного срока не только компании расстаются с сотрудником из-за результатов ниже ожидаемого, но и сотрудники прощаются с компаниями. Из-за чего это чаще всего происходит?

 

Ожидание VS реальность

 

По данным масштабного исследования, проведённого в 2019 году компанией Hibob, 25 % опрошенных сотрудников ощущают себя обманутыми, получив до принятия предложения неполную информацию об условиях работы и предстоящих обязанностях. Только 40 % респондентов ответили, что их ожидания от вакансии полностью оправдались.

 

Буллинг и харассмент на работе 

 

По результатам исследования Workplace Bullying Institute, 20 % сотрудников страдает от буллинга на работе. Неудивительно, что новички испытывают бо́льший стресс от вступления в новый коллектив, чем от выполнения задач. 

 

Буллинг отрицательно сказывается на прибыли компании, а кроме того «подвергшийся дискриминации работник может подать иск в отношении руководства по ст. 3 Трудового кодекса РФ. И в случае успешного рассмотрения дела добиться моральной компенсации и восстановления в должности», – комментирует кандидат юридических наук Галина Тарасова4.

 

Для 49 % опрошенных лучшим онбордингом в компании является возможность завести друзей. Поэтому 38 % чувствуют себя комфортно, когда оказываются среди таких же новичков, а 31 % – если в период адаптации получают поддержку в интерактивных группах.

 

Ошибки HR-а, из-за которых  сотрудник не проходит адаптацию

 

Блокада новых социальных связей

 

К традиционным проблемам адаптации персонала сегодня присоединяются дополнительные – вызванные спецификой удалённого сотрудничества. Коротко это можно охарактеризовать как сложность формирования социальных связей с людьми, которых сотрудник никогда не видел в лицо. Психологический барьер складывается из множества мелких вопросов, которые возникают всякий раз, когда новому работнику нужно обратиться к кому-то из специалистов с вопросом или за помощью.

 

  • Мне стоит придерживаться «ты» или «Вы»-общения?
  • Здесь любят конкретику или важно соблюдать формальности?
  • Мне не отвечают целый день: стоит ли о себе напомнить или ещё рано?
  • Коллеги сказали то, чего я не понял: это шутка или инструкция к действию?
  • Когда пишут в нерабочее время, как понять, насколько срочный вопрос и потерпит ли он до утра?

 

Может показаться, что нет проблемы задать эти вопросы вслух и получить ответы, но на практике многие сотрудники будучи «на новенького» испытывают страх показаться несамостоятельными или некомпетентными, тратят много времени на попытку автономно решить вопрос, который решался одним минутным звонком или сообщением в нужный чат. 

 

Часть сотрудников справляется с этим лучше, часть хуже – в зависимости от психотипа, но через это испытание проходит абсолютное большинство новых работников компаний.

 

Чем адаптация на удалёнке отличается от обычного онбординга?

 

Онлайн-онбординг отличается от обычной адаптации сотрудников не только и не столько удалённым режимом работы, сколько дополнительными вызовами, с которыми сталкивается новичок, HR-специалист как его проводник и ближайшие коллеги как «принимающая команда». 

 

Но есть и плюсы – искусственный интеллект, который активно развивается в изменившейся рабочей среде, помогает HR-специалистам эффективнее проводить предварительную оценку кандидатов и делать на её основе более точные прогнозы их успешного или неуспешного внедрения в компанию. Подробнее об этом вы можете прочитать в материале «Искусственный интеллект меняет рынок HR»

 

Отличия адаптации сотрудников офлайн и онлайн

 

Признаки некачественного онбординга5

 

Первый месяц в компании очень важен для нового сотрудника: именно в этот период принимается взаимное решение работника и компании – сотрудничать или продолжать поиск. Огромное влияние на результат оказывает система адаптации персонала, действующая в организации. Она может как помогать новым сотрудникам успешно интегрироваться в рабочие процессы и вливаться в коллектив, так и препятствовать этому. 

 

Есть ряд прямых и косвенных признаков, указывающих, что ваша система адаптации работает неэффективно: 

 

  • ценные сотрудники увольняются на этапе прохождения испытания,
  • новички приступают к работе без энтузиазма или быстро теряют его,
  • процесс адаптации затягивается, снижая общую производительность труда и качество оказываемых услуг,
  • проблемные зоны остаются скрытыми от руководителей и HR-специалистов,
  • новые сотрудники отказываются от участий в корпоративных мерприятиях,
  • в некоторых отделах наблюдается текучка из-за конфликтов руководителя и новых сотрудников,
  • микроклимат в организации становится токсичным,
  • аналитические показатели лояльности персонала к компании снижаются,
  • компания начинает терять проверенных сотрудников,
  • у компании начались проблемы с репутацией на рынке труда.

 

Онлайн-инструменты для адаптации новичков

 

Чек-лист преонбординга для HR-специалистов6

 

Чтобы адаптация удалённого сотрудника, которого вы с таким трудом подобрали после отсева сотен резюме и десятков интервью, прошла успешно, полезно структурировать этот процесс. И первый, подготовительный этап – это преонбординг специалиста.

 

Преонбординг начинается с момента принятия новым сотрудником оффера и заканчивается его первым выходом на работу. Обычно в зависимости от срочности вакансии он длится от пары дней до двух-трех недель. В преонбординг входят следующие 5 шагов.

 

Шаг 1. Рабочее место на удалёнке

 

Задача HR-а – узнать у будущего сотрудника о наличии оборудованной рабочей зоны и инструментов, которые ему нужны для нормального выполнения обязанностей. Если чего-то не хватает, компания так или иначе предоставляет это сотруднику.

 

Шаг 2. Настройка доступов к корпоративной среде

 

Важный этап – предоставить новому сотруднику доступы ко всем внутренним сервисам компании, которые могут понадобится для работы. Если сотрудник не всем умеет пользоваться (например, никогда раньше не работал в CRM-системах), на предварительном этапе его обучают работе с внутренними инструментами организации.

 

Шаг 3. Составление плана работ на прохождение испытания

 

Важно договориться «на берегу», что считается успешным или неуспешным прохождением испытательного срока. Это внесёт ясность и облегчит принятие окончательного решение и вам, и сотруднику.

 

Шаг 4. Выбор наставника на период адаптации

 

Первое время сотрудник, которого вы подобрали, будет нуждаться в постоянном проводнике. В некоторых случаях наставником может остаться HR-менеджер, но чаще это непосредственный руководитель, более опытный коллега или бизнес-тренер компании. 

 

В любом случае, новые сотрудники должны знать, что есть по крайней мере один человек, которому можно задавать вопросы обо всём, с чем они сталкиваются, включая элементы новой для них корпоративной культуры. Это стоит прописать в программе адаптации.

 

Шаг 5. Подготовка команды к присоединению нового игрока

 

Самое простое, что можно сделать, – это небольшое оповещение о том, что команда расширяется, и скоро появится новый сотрудник, который возьмёт на себя часть старых и много новых процессов. 

 

Полезно сразу задать сотрудникам тональность реакции: напомнить им, как важно поприветствовать коллегу в первый день и просто дать понять, что коллеги открыты для коммуникации.

 

Онбординг Наталия

 

Некоторые эксперты HR советуют создать у сотрудника ощущение, что вы его очень ждали: 

 

  • отправить в первый рабочий день welcome-письмо с тёплым приветствием, контактами непосредственных коллег, ссылками на необходимые информационные ресурсы и планом работы на ближайшие недели;
  • провести предварительную беседу с отделом и попросить старших сотрудников по возможности помогать и всячески поддерживать новичка на первое время.

 

«Адаптация переносилась легче, так как я была не одна – нас таких было четверо. Коллеги постоянно брали обратную связь: уточняли все ли в порядке, заботились. А также решали вообще любой вопрос или просьбу», – рассказывает Анна, младший бизнес-аналитик NAUMEN7.

 

Задачи, которые помогает решить онлайн-онбординг

 

7 советов, как сделать ваш удаленный онбординг более эффективным

 

«Адаптировать новых сотрудников удалённо – сложнее. Есть риск, что они не поймут корпоративную культуру, не вольются как следует в коллектив и не будут ощущать себя частью большой команды», – рассказывает основатель онлайн-школы английского EnglishDom Максим Сундалов

 

Но команда Сундалова справилась с этой задачей: «85 % ребят, которых мы онбордили онлайн, прошли испытательный срок и ощущают себя полноценной частью команды», – с гордостью делится owner EnglishDom8. Как им это удалось?

 

Совет #1 Структурируйте онбординг на удалёнке

 

По данным исследования Silkroad 95 % компаний с низкой текучестью кадров имеют структурированный процесс адаптации9 новых сотрудников.

 

Мы предложили чек-лист преонбординга: вы можете взять его за основу и дополнить дальнейшими шагами. Включите в него действия и инструменты для адаптации нового специалиста: регламенты, локально-нормативные акты, рабочую документацию, видео и презентации, рассказывающие о вашей корпоративной культуре.

 

Совет #2 Разбейте онбординг на временны́е отрезки

 

Это могут быть подготовка к работе, знакомство с командой, обучение, испытательный срок и т. д. – этапы и их продолжительность варьируются в зависимости от позиции сотрудника и специфики деятельности компании.

 

На каждом этапе проводите онлайн-встречи, на которых вы сможете обсудить, как протекает та или иная стадия адаптация и свериться с индивидуальным планом сотрудника на испытательный период. Это позволит вам владеть ситуацией и своевременно реагировать, если сотруднику требуется помощь.

 

Совет #3 Настройте регулярную обратную связь

 

Устраивайте с новичками короткие созвоны в конце рабочей недели, чтобы оперативно решать возникающие трудности и не проморгать внезапное изменение настроения перспективного кандидата по отношению к работе в вашей компании.

 

Если у вас есть основания считать, что новым сотрудникам некомфортно говорить о сложностях в формате личной беседы или таких сотрудников много (например, компания набирает пополнение в сервисный центр или открывает новый филиал), помните о таком инструменте сбора обратной связи, как пульс-опросы.

 

Совет #4 Создайте хэндбук для новых сотрудников 

 

Соберите материалы для адаптации персонала в одном месте: в специальной папке на общем диске или теме на корпоративном портале. Пусть это будет доступно сотруднику в любое время. 

 

Проще и быстрее всего создать единый текстовый документ. Но информация лучше воспринимается в виде наглядных схем, коротких видео и небольших текстов. Постепенно старайтесь от долгих и монотонных письменных инструкций переходить к более интерактивным форматам.

 

Пусть в вашей базе данных помимо имён и фотографий сотрудников будут презентации, посвященные организационной структуре компании и описанию основных бизнес-процессов. 

 

Расскажите о вашей миссии и целях. Поделитесь историями успеха и видео с конференций и корпоративов. Виртуальная «галерея славы» – отличный способ показать, как вы цените ваших сотрудников и в чём ключевая роль каждого из них.

 

Совет #5 Создайте виртуальный «курс молодого бойца»

 

В компании Bitobe разработан специальный онлайн-курс для новичков – «Твоя жизнь на планете Bitobe». Курс помогает новым сотрудникам постепенно осваивать новую рабочую среду и самостоятельно искать необходимую информацию.

 

Совет #6 Включите новичка в общие коммуникативные каналы

 

Или расскажите о том, как он может к ним присоединяться самостоятельно. Но в 2-3 целевых канала лучше завести сотрудника целенаправленно. Важно на каждом шаге не забывать, что всё кажущееся вам очевидным, может пугать и повергать в ступор человека, который никогда не работал с тем или иным инструментом коммуникации.

 

Если сотрудников на испытательном сроке много, полезно создать для них отдельный канал, в котором они смогут задать вопросы наставнику или менеджеру по персоналу, отвечающему за адаптацию. Это в том числе частично решит проблему повторения одних и тех же вопросов для действующего сотрудника, так как все новенькие видят ответы ментора в едином окне.

 

Совет #7 Включите новичка в неформальные коммуникации

 

«Мафия», «Крокодил», чаты по интересам, онлайн-мастермайнд и другие неформальные активности помогают восполнить нехватку живого общения не только действующим сотрудникам, но и новым членам команды.

 

«90 % сотрудников отмечают, что работают более эффективно, используя геймификации в рабочих процессах. А 69 % планируют задержаться в компании на длительный срок, если она будет использовать нестандартные приёмы повышения мотивации», – сообщает РБК, ссылаясь на проведённые исследования10.

 

Принципы эффективного удалённого онбординга

 

Чтобы сократить период адаптации и повысить эффективность ваших мероприятий по интеграции сотрудника, важно наличие списка задач с контрольными точками, цель которого – помочь с освоением профессиональных требований. Обычно его составляют руководитель и наставник, но полезно и участие HR-a.

 

Включите в план расписание дистанционных встреч и рабочих совещаний. Продумайте площадку проведения, цели и метрики. Составляя план действий, учитывайте психотип сотрудника, его опыт и квалификацию.

 

Первые три месяца работы обычно очень насыщенные для сотрудника. Новичкам приходится адаптироваться в разных направлениях:

 

  1. осваивать пул рабочих задач и основную зону ответственности, 
  2. учиться работать в корпоративных цифровых пространствах,
  3. знакомиться с коллегами и их стилем общения,
  4. изучать корпоративные правила;
  5. справляться со стрессом на новом месте,
  6. учиться принимать самостоятельные решения.

 

Модель онбординга Талии Н. Бауэр 5С

 

Что делать в это время специалисту по адаптации сотрудника?

 

  1. Осуществлять поддержку сотрудника в его первый рабочий день и далее.
  2. Брать обратную связь у сотрудника об успехах.
  3. Давать обратную связь по работе и околорабочим вопросам сотрудника.

 

Разработанная программа адаптации поможет и HR-специалисту, и новому сотруднику отслеживать прогресс его погружения в рабочие вопросы и изучения корпоративной культуры.

 

Уделите новому сотруднику достаточно времени. Он должен видеть, что в нём и его квалификации заинтересованы: так он почувствует себя более уверенно. Это поможет снизить стресс, который обычно возникает у людей при выходе на новую работу.

 

Основным упущением HR-специалистов является полностью замкнутая система удалённой адаптации персонала, которая не предполагает дальнейший выход сотрудников в офлайн-среду. Такие активности реальной жизни, как разговор с коллегой по телефону, дополняют онлайн-коммуникации, помогая сотрудникам устанавливать более глубокие связи друг с другом.

 

HR-руководитель делового журнала Fortune Майкл Дж. Вессон, рассказывая о преимуществах информационной ориентации удалённого онбординга, рекомендует уделить особое внимание коммуникационными процессам, с которыми на практике чаще всего возникают сложности11.

 

Онбординг на удалёнке не так сложен, как может показаться. Главное – правильно выстроить шаги по адаптации нового сотрудника, чтобы достичь эффективности в работе. 

 

Это способствует решению таких задач,  как:

 

  • обучение: новый сотрудник знакомится с компанией, изучает её продукты, внешнюю корпоративную политику и внутреннюю кухню.
  • вовлечённость: новый сотрудник понимает, какие выгоды его ожидают при работе в компании.
  • удержание: если сотрудник не только прошёл испытательный срок успешно по ключевым показателями, но и получил позитивный опыт в компании, то он и дальше захочет продолжить работу, развиваясь в ней и помогая её развитию. 

 

Налаженный удалённый онбординг поможет сделать из перспективного новичка лояльного сотрудника, которому ценности компании понятны и близки. Такой работник быстро прокачает любые hard и soft skills, чтобы решать задачи на благо компании и выстраивать продуктивную коммуникацию даже дистанционно.

 

онбординг Александр

 

  1. ВЦИОМ: число работающих удаленно россиян во время пандемии возросло в восемь раз // Тасс. 2020.
  2. Дома работники: число россиян на удаленке выросло за год в 110 раз // Известия. Максим Ходыкин. 2020.
  3. Причины увольнения сотрудников // Исследование технологической Hr-компании Hibob. 2019
  4. Буллинг на работе: кто и почему подвергается травле со стороны коллег // Husle. Константин Волков.2020.
  5. Вебинар «Удалённая адаптация и онбординг сотрудников» // Hurma. Роман Дронов. 2020.
  6. Онбординг по полочкам: как принимать новичков, чтобы они хотели остаться в вашей компании // Work.UA. Алина Белкина.
  7. Онбординг: как мы адаптируем сотрудников на удалёнке // Habr.2020.
  8. Онбординг на удалёнке, как мы адаптируем сотрудников // AIN.UA. Максим Сундалов. 2021
  9. Как улучшить онбординг нового сотрудника: подход с точки зрения Customer Experience // HR-portal. Дмитирий Силаев. 2019
  10. Как геймификация помогает командам работать на удалёнке // РБК тренд. Антон Зима.
  11. Онлайн-онбординг, как адаптировать новых сотрудников удалённо // BITOBE

Теги: Выгорание, Неформальное лидерство

Автор Yva.ai