Назад

Эталонная оценка в HR: как бенчмаркинг помогает улучшить процессы компании?

Mar 15, 2021 4:35:58 AM / Автор Yva.ai

Несколько лет назад в одной организации произошёл казус. К HR-директору обратился руководитель одного из подразделений с жалобой, что специалисты по подбору персонала ищут ему сотрудников слишком медленно. 

 

HR-директор не сразу нашёлся с ответом. Работой рекрутёров он в целом был доволен, но как объяснить коллегам, что поиск хороших специалистов требует времени? Ведь в отделах с незакрытыми вакансиями простаивают задачи и горят сроки.

 

HRD решил разобраться, можно ли искать кандидатов быстрее, лучше, качественнее, и обратился в консалтинговое HR-агентство. Оказалось, ответить на эти вопросы может исследование методом бенчмаркинга – то есть сравнения определённых показателей и практик у разных конкурирующих компаний. 

 

Организация заказала такое исследование и выяснила, что система подбора персонала в компании работает превосходно: команда HR-директора справлялась с поиском сотрудников намного лучше, чем это удавалось их коллегам в других компаниях. На одну вакансию подбиралось больше успешных кандидатов, а процент увольнений в первый год работы был наоборот меньше.

 

«В последнее время теме HR-бенчмаркинга уделяется всё больше внимания. Редкий проект по HR-аудиту может обойтись без данных бенчмаркинга, которые позволяют сформировать экспертное заключение об эффективности работы кадровой службы»1 – рассказывает директор по развитию AXES Management Андрей Сафанюк.

 

Что HR-у нужно знать о бенчмаркинге? Как его применять и для чего? Из каких этапов состоит HR-бенчмаркинг и какие HR-бенчмарки могут быть полезны вашей компании? Читайте в новом материале Yva.ai.

 

Бенчмаркинг – инструмент развития HR?

 

Принято считать, что метод сопоставительного анализа бенчмаркинг (от англ. benchmarking – ориентир) берёт начало из истории оружия, когда огнестрельное оружие заменило лук и стрелы, и лучникам пришлось становиться стрелками, приспосабливаться к новым стандартам (метрикам) оценки их меткости.

 

В отношении этой же цели – поиск нормы и выявление лучших практик – бенчмаркинг применяется и в бизнесе. Основной принцип метода – это сравнение показателей ради улучшения производительности2. А наиболее востребованные области применения бенчмаркинга в бизнесе – это Human Resources и финансы, то есть люди компании и активы компании.

 

«За последние 10-15 лет бенчмаркинг стал одним из эффективных методов развития бизнеса. <...> Данные различных зарубежных исследований свидетельствуют о вовлечении в процесс эталонного сопоставления от 60 до 90 % компаний. Он является незаменимым инструментом для формирования HR-стратегии», – сообщают в официальном блоге консалтинговой компании FLY community3.

 

В рамках HR-процессов бенчмаркинг помогает службе персонала оценить эффективность системы управления человеческим ресурсом, ориентируясь на бенчмарки конкурентов или отраслевых лидеров, а также собственные данные прошедших периодов. 

 

Структура HR-функции

 

Сравнительный анализ позволяет перенимать опыт передовых компаний и внедрять его в своём производстве. Одним из первопроходцев этой практики нередко называют компанию Xerox (подробнее об этом читайте в материале «7 подходов к оценке эффективности: как измерить результаты деятельности сотрудников?»). Действительно, у метода бенчмаркинга в HR немало преимуществ4.

 

Преимущества HR-бенчмаркинга

 

  • Связывает цели с объективными внешними показателями и известными стандартами качества
  • Показывает ситуацию на рынке и помогает ставить реалистичные цели (смотрите историю в начале статьи)
  • Выявляет сильные стороны и проблемные зоны управления персоналом
  • Помогает оценить эффективность решений в HR
  • Позволяет перенять опыт ведущих компаний и повысить ключевые показатели эффективности HR-процессов
  • Ускоряет процесс внедрения новых подходов, снижая риски и издержки
  • Помогает вести конкурентную борьбу на рынке

 

Последнее преимущество высоко ценят на западе, но в России это одна из причин недоверия руководителей компаний к методу. Для проведения исследования на уровне нескольких компаний организации должны поделиться внутренними данными с экспертами и часто от этого отказываются из опасений недобросовестной конкуренции.

Ключевые задачи HR бенчмаркинга

 

Какие барьеры ограничивают применение бенчмаркинга в HR?

 

  • Ограниченный доступ к важной информации
  • Мало квалифицированных экспертов в области бенчмаркинга
  • Высокая затратность метода (средняя стоимость от 200 тыс. р.)
  • Средние показатели не всегда применимы к конкретной компании
  • Метрики оценки персонала в некоторой степени зависят от отрасли5

 

Виды бенчмаркинга в HR и этапы его проведения

 

Одной из основополагающих работ по бенчмаркингу является книга Роберта Боксвелла «Бенчмаркинг конкурентных преимуществ». Согласно ей6, HR-бенчмаркинг бывает внешним и внутренним – в зависимости от того, какие данные используются для сравнения:

 

  • сравнение с лучшим, что есть в практике компании,
  • сравнение с лучшими прямыми конкурентами,
  • сравнение с любыми другими предприятиями той же ниши,
  • сравнение с лучшими компаниями в принципе по рынку (независимо от ниши).

 

Также вы можете сравнить между собой данные различных филиалов или подразделений вашей компании с похожими или идентичными функциями. При ретроспективном бенчмаркинге за точку отсчёта берутся собственные показатели компании за прошлые периоды.

 

Самый популярный подход в бенчмаркинге – смешанный. При таком исследовании задействованы как внешние, так и внутренние показатели. Это позволяет провести расширенный анализ и принять решения как по масштабированию успешных практик внутри компании, так и внедрению инноваций, заимствованных извне.

 

Виды бенчмаркинга

 

Что касается этапов, то один из первых системных подходов предложил Роберт Кэмп7 в работе «Поиск лучших отраслевых практик, которые обеспечат лучшую производительность» (1989 год). Методология Кэмпа включает 12 этапов:

 

  • выбор предмета оценки,
  • определение процесса оценки,
  • определение потенциальных участников (компаний или подразделений),
  • определение источников данных,
  • сбор данных от партнёров,
  • определение разрыва между нормой и лучшими практиками,
  • установление различий в процессах,
  • установление целевой производительности,
  • коммуникация по внедрению новой практики,
  • регулирование целей,
  • осуществление новой практики,
  • повторная калибровка.

 

Сегодня для удобства HR-бенчмаркинг разбивают на меньшее количество ступеней. Так, например, HR-аналитик, основатель консалтинговой компании TalentCode Сергей Юлдашев8 предлагает 6 основных этапов бенчмаркинга. 

 

Процесс бенчмаркинга

 

На этапе целеполагание мы определяемся с целью бенчмаркинга и выбираем метрики. Здесь важно ответить на вопрос, зачем мы решили провести эту процедуру. Это поможет выявить HR-функции, нуждающиеся в усовершенствование.

 

Боремся мы с текучкой кадров или хотим решить проблемы, связанные с обучением персонала? А может быть, наша система подбора уже давно работает неэффективно? 

Просто «сравнить себя с рынком» звучит очень неопределённо. Ваша задача – сформулировать цель чётко и конкретно. Цель бенчмаркинга должна способствовать достижению бизнес-целей вашей компании9.

 

Определившись с целью и метриками бенчмаркинга мы переходим к этапу планирования. Этап планирования отвечает на вопросы, с кем и каким способом будет происходить процедура сравнения: 

 

  • какие показатели эффективности будут выбраны для сравнения,
  • какие процессы компании или подразделения представят для исследования,
  • за какой период и в какие сроки будут предоставляться данные,
  • как именно будет организован сбор и обработка данных и т. д.

 

Многое зависит от того, регулярное ли это исследование специализированной фирмы или индивидуальное, проводимое под конкретный запрос. В случае самостоятельного бенчмаркинга за вами остаются выбор метода сбора необходимых данных, метрики и формулы по их расчёту, а также детализация среза данных.

 

Инструменты бенчмаркинга

 

Следующий этап – сбор данных. На этом этапе целесообразно поставить акцент на качестве получаемых сведений. На этот счёт существует даже свой стандарт – ISO 9000:2015, согласно которому критериями качества являются полнота, достоверность, точность, согласованность, доступность и своевременность. Чтобы соблюсти эти критерии, в данных, собираемых для исследования, должны отсутствовать:

 

  • пропущенные значения,
  • повторы,
  • противоречия,
  • аномальные и фиктивные значения,
  • шумы и др. ошибки. 

 

Ваша основная задача на этом этапе собрать и очистить материал для предстоящего бенчмаркинга от возможных ошибок. Отслеживайте данные за определённый период (год, полугодие, квартал). 

 

На этапе анализа и интерпретации вы обобщаете полученные данные, ищете тренды и взаимосвязи между практиками и решениями и высокими результатами компаний – ответы на вопросы, которые помогут достичь поставленной цели. Это этап внезапных озарений и новых открытий. 

 

Результаты могут вас удивить как положительно, так и отрицательно. В книге How benchmarking can improve business reengineering10 Теодор Ричман и Чарльз Кунц советуют в таких случаях не зацикливаться на результатах, а постараться отследить всю цепочку HR-процессов, реализуемую в успешных компаниях. Это поможет понять, на каком этапе конкуренты принимают отличные решения, помогающие им добиваться успеха (или избежать провала). 

 

Пусть вас не пугают высокие показатели конкурентов. Учитесь видеть за ними передовые методы, которые вы в дальнейшем сможете применить в работе, чтобы достичь высоких результатов. Не останавливайтесь на текущем моменте, следите за динамикой ваших показателей и динамикой рынка. Учитывайте особенности сферы вашего бизнеса и HR-стратегии.  

 

На этапе коммуникации вы обсуждаете полученную информацию с внутренними экспертами, приглашёнными HR-консультантами и специалистами по бенчмаркингу. На этом этапе важно помнить, что бенчмаркинг проводится не ради слепого подражания, а ради возможности детально изучить и адаптировать опыт ведущих корпораций в своей компании. Здесь подготавливается план мероприятий по внедрению адаптированной практики и её приспособлению к реалиям организации.

 

Следующий этап – внедрение изменений. На этом этапе реализуются запланированные изменения, осуществляется необходимое обучение сотрудников, перестройка процессов и – при необходимости – внедрение новых метрик для отслеживания прогресса по целям.

 

Александр-бенч

 

Не потерять луну, считая звезды: HR-метрики в бенчмаркинге

 

Автор книги «Pro .NET Benchmarking» о бенчмаркинге для IT Андрей Акиньшин11 считает, что типичная ошибка бенчмаркинга – «бездумно бенчмаркать всё подряд», поэтому ключевые вопросы бенчмаркинга: что анализировать и что принять за норму? От ответов во многом будет зависеть дальнейшая стратегия развития компании. 

 

Значение имеет и текущая ситуация в компании. Ориентируетесь вы на лидеров в вашем сегменте или на стабильных «середнячков»? Планирует руководство вырваться вперёд или пока пытаетесь удержаться на плаву и сохранить конкурентоспособность?

 

Тем не менее, если говорить о процессах HR, есть ряд метрик, которые в том числе используются при бенчмаркинговых исследованиях:

 

  • коэффициент текучести кадров,
  • срок закрытия вакансий,
  • укомплектованность штата,
  • коэффициент принятия предложений о работе,
  • доля сотрудников, прошедших испытательный срок,
  • количество открытых вакансий на одного рекрутёра,
  • средний стаж работы в компании,
  • стоимость закрытия вакансии,
  • средний стаж работы в компании на момент увольнения,
  • доля сотрудников, получивших продвижение в компании и мн. др.

 

Чтобы не потерять луну, считая звёзды в HR, ориентируйтесь на проблемные зоны и обозначьте точки роста (см. выше об этапах бенчмаркинга). Это поможет вам отобрать ключевые метрики, по которым целесообразно измерять эффективность HR-процессов в вашей компании. 

 

HR-бенчмарки – это не прямые указания к действию, а лишь рекомендации. Они выявляют проблему, как маяки, указывают путь, по которому нужно двигаться, чтобы повысить вовлечённость и эффективность сотрудников вашей компании.

 

Окончательное решение о том, как организовывать работу HR-отдела, всегда остается за руководителями. Использование результатов бенчмаркинга для реструктуризации HR-процессов позволяет повысить эффективность функционирования компании в целом.

 

Хотите узнать больше о том, как обнаруживать лучшие практики внутри вашей компании с помощью продвинутых инструментов HR-аналитики? Запишитесь на индивидуальную консультацию со специалистом Yva.ai. Узнайте, как автоматизированно оценивать навыки и потенциал ваших сотрудников, а также их социальный капитал и уровень неформального влияния на коллег. Просто выберите удобную дату и время для личной встречи в календаре сотрудника. Ждём вас!

 

Наталия бенч

 

  1. HR-бенчмаркинг как инструмент развития компании // Деловой мир. Светлана Михайлова. 2013.
  2. Управленческий учёт // Энтони А. Аткинсон, Раджив Д. Банкер, Роберт С. Каплан. 2005.
  3. Как провести HR-бенчмаркинг правильно? Алгоритмы и рекомендации // Fly community. 2020.
  4. Оценка ключевых HR-показателей: объективно и субъективно // Клерк. 2008.
  5. HR-бенчмаркинг в управлении вознаграждением персонала // Корпоративный менеджмент. И. Б. Адова. 2010.
  6. Benchmarking for Competitive Advantage // Robert J. Boxwell Jr, New York: McGraw-Hill. 1994.
  7. Benchmarking: The search for industry best practices that lead to superior performance // Robert Camp. Productivity Press.1989.
  8. Алгоритм работы с бенчмаркингом // HR-benchmarking. Сергей Юлдашев.
  9. О ценности бенчмаркинга, его функциях и правильном использовании // HR-Академия. Наталья Толстая.
  10. How benchmarking can improve business reengineering // MCB UP Limited. Т. Richman, С. Koontz, C. 1993.
  11. «Типичная ошибка — бездумно бенчмаркать всё подряд»: интервью с Андреем Акиньшиным о бенчмаркинге // Евгений Трифонов. Хабр. 2020.

 

Автор Yva.ai