Назад

Как повысить эффективность персонала на основе анализа предприятия?

Mar 18, 2021 3:41:55 AM / Автор Yva.ai

«Рациональное использование трудовых ресурсов – это основной фактор, обеспечивающий бесперебойность процесса производства, и залог успешного функционирования организации в будущем»1, – пишут в книге «Бухгалтерский учёт и анализ» доктор экономических наук Алевтина Зонова и кандидат экономических наук Людмила Адамайтис. 

Звучит скучновато, даже «канцелярно», но спорить трудно. Причины глобальных проблем бизнеса – уменьшения прибыли, снижения эффективности, репутационных трудностей – слишком часто скрываются именно в рабочих процессах, связанных с управлением персоналом. 

 

Как найти эти связи? Как узнать, что в HR-процессах привело к той или иной проблеме на уровне финансовых, экономических, юридических, репутационных результатов?


Можно строить интуитивные догадки и принимать решения, основываясь на опыте и чутье HR-специалиста. А можно – провести анализ деятельности предприятия совместно с другими функциями компании, построить гипотезы, проверить их и принять осознанные решения. 

 

Мы за второй вариант, поэтому сегодня обсуждаем, что HR-у полезно знать об анализе деятельности предприятия. Оценим, какие методы HR помогают находить причины основных проблемы бизнеса в HR. А ещё – посмотрим на это через призму концепции Джоша Берсина об уровнях зрелости HR-аналитики. Подробности – в новом материале Yva.ai.

 

Анализ предприятия: что анализируем и кто за это отвечает?

 

Чтобы понять, какое место HR-функция занимает в экономическом анализе предприятия: за какие процессы отвечает, в каких является исполнителем, а в каких – наблюдателем, давайте разберёмся, что такое анализ деятельности предприятия и что является его предметом. 

 

Комплексный экономический анализ деятельности предприятия охватывает все ресурсы и бизнес-процессы, протекающие в организации. Он помогает находить причинно-следственные связи между проблемами компании и факторами, которые привели к их возникновению. 

 

Комплексный экономический анализ включает исследования управленческих и финансовых аспектов деятельности. Их разделение на практике связано с разделением системы бухгалтерского учёта на финансовый и управленческий. По сути, это условность, так как в процессе анализа функции всё равно обмениваются информацией. 

 

Полный экономический анализ проводят, когда хотят оценить эффективность работы предприятия в целом. Его используют:

  • при возникновение угрозы банкротства,
  • при угрожающем снижении прибыли, 
  • при разработке стратегии выхода на новый рынок, 
  • при реструктуризации или ликвидации компании, 
  • при планировании крупных сделок,
  • при необходимости в обосновании кредитоспособности организации,
  • при решении других масштабных задач2.

 

За реализацию и результаты комплексного анализа финансово-хозяйственной деятельности в крупном предприятии, как правило, отвечает экономический отдел. Также за это может отвечать отдел финансовой аналитики. HR-функция эту роль обычно не исполняет.

 

Когда перед компанией не стоит глобальных целей – например, нужно оценить только деловую активность предприятия или его финансовую устойчивость, – на помощь приходит финансовый анализ3. В таком случае бремя ответственности ложится на плечи CFO и финансового департамента. А в небольших компаниях анализ ФХД попадает в зону ответственности главного бухгалтера.

 

Во всех этих ситуациях HR занимает место исполнителя по предоставлению данных о персонале. Это могут быть статистические выгрузки, отчёты, реже – рекомендации, как повысить эффективность персонала в анализируемых «зонах» бизнеса.

 

Структура анализа деятельности

 

А бывают случаи, когда предметом изучения становится управление персоналом, и внимание целиком сосредотачивается на сотрудниках. Здесь HR-менеджер становится оунером, а зачастую и инициатором процесса, берёт на себя всю ответственность за конечный результат. 

 

Стоит ли сократить или расширить штат? Надо ли отправить сотрудников на обучение? Эффективно ли используется административный ресурс и горизонтальные связи? Почему в последнее время на предприятии выросла текучесть? Что приводят к увольнению ключевых сотрудников? Насколько целесообразно работать с тем или иным сотрудником? Найти ответы на эти вопросы помогает найти анализ персонала.

 

Анализ персонала включает:

 

  • исследование человеческого ресурса компании – его численности, структуры, квалификации, укомплектованности штата и т. д. 
  • оценку эффективности персонала: производительности труда, HR-менеджмента, рентабельности человеческих ресурсов и т. д.

 

Эта информация даёт руководству понимание, насколько эффективно работает персонал организации. 

 

Итак, можно провести комплексный экономический анализ или исследовать одну из сфер деятельности организации в зависимости от того, насколько серьёзные проблемы бизнеса требуется решить. Как бизнес-результаты компании могут быть связаны с HR-процессами?

 

Проблемы в деятельности предприятия: какие HR-методы помогают найти причины?

 

Когда комплексный или частичный анализ деятельности предприятия обнаружил проблему, связанную с HR, что делать HR-ам? Действовать или разобраться в причинах, чтобы дать руководителям точные рекомендации, куда целиться?

 

Бывают ситуации, требующие немедленного реагирования, но обычно лучше сначала немного проанализировать. :) Прежде всего, HR-функции важно определиться, нужен полноценный анализ персонала или можно ограничиться частичным? Для удобства анализ деятельности по персоналу можно разделить на 4 направления4:

 

  • оценка сотрудников, 
  • оценка управления персоналом,
  • оценка потенциала сотрудников,
  • оценка результативности труда.

 

Структура анализа деятельности персонала

Оценка сотрудников целесообразна, когда есть подозрение, что причины проблем компании – в профессионализме нанятых людей, их психологическом состоянии (например, есть проблема выгорания), личных и профессиональных компетенциях и т. п.

 

Оценка управления персоналом позволяет измерить эффективность HR-процессов организации. К ней прибегают, когда ищут связь между опытом сотрудников в компании, их удовлетворённостью процессами, условиями работы и результатами.

 

Оценка потенциала сотрудников показывает, помогают или мешают достижению результатов психологический климат в коллективе, особенности корпоративной культуры, социальные тенденции. И есть ли куда развиваться компании.

 

К оценке результативности труда чаще всего обращаются, когда подозревают, что человеческий и социальный капитал сотрудников используется неэффективно, и можно делать лучше.

 

Как эти направления анализа деятельности компании в HR помогают находить конкретные причины тех или иных проблем бизнеса? Давайте рассмотрим несколько наиболее типичных проблем.

 

Проблема #1 Снижение производительности труда

 

Если снизилась производительность труда, для поиска причин полезны все четыре направления.

Например, анализ персонала может выявить недостаточный уровень квалификации сотрудников. Методами такой оценки могут быть аттестация, оценка по профилю компетенций, оценка 360 и мн. др. (Читайте подробнее в материале «Оценка 360 и умные пульс-опросы: как развивается методология опросных систем?»). А одна из возможных мер реагирования – обучение.

 

Например, в 2019 году в компанию B2B Service5 обратилась организация со следующей проблемой. С одной стороны, руководители замечали недостаточный уровень подготовки подчинённых: им не хватало скорости принятия решений, навыков сбора и анализа информации, понимания проблем клиента.

 

С другой стороны, у менеджеров, работающих в проектном режиме (ведение клиента под ключ), не было целостного видения этих проектов. Многие их них понимали только какое-то одно направление (этап) ведения проекта. Всё это вело к слабому планированию, ошибкам бюджетирования и, в целом, – к неэффективной работе.

 

Решением в этой ситуации стала персонализированная под задачи компании деловая игра, в которой менеджерам предложили роль руководителей холдинга, чтобы развить целостное мышление и необходимые навыки.

 

Бывает ли после обучения отсев? Да. Как говорит консультант, бизнес-тренер, управляющий партнёр консалтинговой компании Amafeus Group Александр Фридман – каждым можно управлять, не каждым нужно. 

 

Существует понятие рентабельности обучения и коэффициент ROI, возврат инвестиций в персонал. И в том числе отдельно рассчитывается коэффициент ROI в обучение. Читайте об этом подробнее в материале «7 подходов к оценке эффективности: как измерить результаты деятельности сотрудников?». 

 

формула ROI

 

Так что важно не забывать отслеживать обучаемость сотрудников, их мотивацию учиться и развиваться вместе с компанией. Если мотивация низкая – определять, почему, и т. д.

 

Чтобы оценить эффективность каждого сотрудника в отдельности, полезно проводить оценку результативности труда. Она в том числе включает факторный анализ рентабельности персонала, оценку по ключевым показателям эффективности, анализ фонда рабочего времени и мн. др. инструменты.

 

К снижению производительности труда в компании может приводить и несовершенство мотивационной системы. Например, зарплата, которая давно не соответствует рынку, или неправильные KPI, демотивирующий сотрудников. Подробнее об этом читайте в материале «Двуличный KPI: как правильные показатели приводят к неправильным выводам?».

 

Чтобы не гадать на кофейной гуще, а знать наверняка, HR может совместить оценку по KPI с оценкой управления персоналом, в частности – проанализировать и мотивацию сотрудников, и саму мотивационную систему (про это советуем почитать в статье «Как оценить и повысить вовлечённость персонала в работу?»).

 

МГТС Метрики Счастья

 

С оценки мотивации начинают разработку мотивационной системы и её апгрейды. Её проводят, когда хотят понять, насколько мотивационная система отвечает целям компании и текущим условиям работы. Мотивация влияет на HR-бренд организации и психологический климат в коллективе, а также на привлечение и удержание высококвалифицированных специалистов

 

Целесообразен и экономический анализ использования фонда заработной платы. Исследованию подлежат состав и структура ФОТ. Оценке подвергаются факторы, влияющие на заработную плату сотрудников.

 

Эксперты ищут баланс между заработной платой и производительностью труда для конкретного предприятия. Под наблюдение попадает динамика заработной платы по отдельным группам сотрудников, а также процентное соотношение её частей: окладной, мотивационной и стимулирующей6.

 

Порой здесь выручают технологии на основе искусственного интеллекта. Есть решения7, когда ИИ выявил закономерности в формировании зарплаты сотрудников, сравнил с их результатами на основе исторических данных компании и показал, каким сотрудникам организация существенно переплачивает, а каким недоплачивает, и это повышает риск их ухода.

 

Проблема #2 Негативные тренды в репутации компании

 

Почему соискатели, которым вы сделали оффер, выбирают работу в других компаниях даже на худших условиях? Почему партнёры не спешат заключать сделки, а клиенты пишут в отзывах, что в вашей компании «никто ничего не знает, все только футболят»? О каких проблемах внутреннего HR-бренда это говорит?

 

Ответы подскажут методы оценки управления персоналом и кадрового потенциала организации. Это, например, оценка мотивации и мотивационной системы, исследование уровня лояльности сотрудников, рейтинги руководящих лиц компании, оценка уровня благополучия сотрудников и их удовлетворённости условиями работы / процессами компании.

 

Другими словами, на то, порекомендует ли сотрудник вашу компанию другу с нужной специальностью, когда у вас откроется вакансия, влияет его собственный опыт. Если работать ему не нравится, но он вынужден, – позитивных рекомендаций не будет. А при увольнении возможны и негативные отзывы, которые влияют не только на мнение ваших будущих кандидатов, но и мнение клиентов и партнёров компании.

 

Важным условием проведения такого экономического анализа является строгая конфиденциальность. Сотрудники должны быть железно уверены, что их ответы анонимны, и за честную обратную связь не последует санкций. Иначе вместо реальных результатов есть риск получить эффект социальной желательности: подчинённые будут давать ответы, которых от них ждут. Такой отчёт можно будет выбросить в урну.

 

Оценка персонала Наталия

 

Проблема #3 Снижение прибыли организации

 

Это настолько общая проблема, что её решение тянет не на задачу, а на цель. Но одно дело, когда компания просто хочет расти, и другое, когда были достигнуты определённые обороты, и внезапно этот уровень стал проседать.

В чём причины? Виноват кризис на рынке? Отраслевые изменения? Пандемия? Удалёнка? Появление принципиально новых продуктов? Внешние причины ищут с помощью внешнего экономического анализа. Но не меньше причин – и внутри компании.


В числе далеко не последних – HR-боли, которые вам наверняка хорошо знакомы: 

 

  • высокая текучесть персонала,
  • наём дешёвой неквалифицированной рабочей силы,
  • отсутствие обучения сотрудников,
  • стресс и выгорание ключевых специалистов (вплоть до увольнений) и мн. др.

 

Например, если в компании случилось массовое увольнение, оставшиеся сотрудники не справляются с возросшей нагрузкой. Может сложиться ситуация, что остались только новички, которым не хватает опыта и которых некому обучить. Стоит ли работать с причиной ухода опытных сотрудников? Да. Иначе нет никаких гарантий, что история не повторится вскоре со вновь нанятыми сотрудниками.

 

Чтобы оценить масштабы бедствия и принять необходимые меры, HR проводят анализ движения персонала и оценку укомплектованности кадрами. Для снижения текучки в анализе движения персонала особое внимание уделяют изучению причин, которые привели сотрудников к увольнению. 

 

С этой целью применяются короткие опросы и анкеты на выходе для уволившихся сотрудников. Чтобы узнать подлинные причины, важно проводить экологичный оффбординг: беседы с каждым специалистом, нацеленные на достижение взаимных репутационных договорённостей.

 

Как использовать анализ деятельности предприятия для повышения эффективности сотрудников?

 

Итак, оценка деятельности предприятия может показать, что привело компанию к возникновению тех или иных проблем. Многие из них лежат в области пониженной эффективности сотрудников. 

 

Далеко не всегда решение принимают HR-менеджеры, но в этой зоне HR-функция может рекомендовать руководителям, что внедрить, как улучшить или как исправить ситуацию. В каких областях HR-руководители и менеджеры могут влиять на принятие решений?

 

  • Оптимизация затрат на персонал8
  • Обучение персонала
  • Ротация персонала
  • Создание кадрового резерва
  • Сокращение штата
  • Модернизация мотивационной системы
  • Работа с HR-брендом
  • Автоматизация HR-процессов
  • Формирование эффективной корпоративной культуры

 

Берсин Модель зрелости

 

Важно понимать, что это возможно и правильно, даже если в компании нет сложной, дорогой и мощной системы HR-аналитики. Мировой эксперт по HR-аналитике и управлению талантами Джош Берсин выделяет 4 уровня зрелости аналитической модели исследования данных в организации9:

 

  • оперативный,
  • продвинутый,
  • стратегический,
  • интегрированный.

 

На оперативном уровне зрелости данные собираются эпизодически. HR-специалисты составляют отчёты под конкретный запрос руководства. На этом уровне исследуются элементарные количественные показатели и простые коэффициенты: текучесть кадров, структура и численность персонала, расходы на заработную плату и обучение сотрудников10 и т. д.

 

Здесь аналитики в подлинном смысле этого слова. Данные собираются для того, чтобы показать положение дел в организации и выполнить функцию описания: что происходит здесь и сейчас.

 

На продвинутом уровне аналитика подчинена нуждам HR-отдела, а не всей компании. Работа с данными носит системный характер. Появляются интерактивные HR-дашборды, комплексный анализ, словарь данных. Команда уже не просто собирает информацию, а обнаруживает первые корреляции в эффективности и динамике Human Resources.

 

На этом этапе HR-менеджеры могут сравнить данные за прошлые периоды и наметить тренды, дать рекомендации по улучшению тех или иных HR-процессов. Это все ещё нельзя назвать глубокой HR-аналитикой, но о трендах можно сообщать руководителям других функций и ключевым лицам – объединяя усилия по решению проблем и задач компании. При этом ценность HR-специалистов в глазах руководителей заметно возрастает.

 

На стратегическом уровне вся работа HR-службы строится на полученных в ходе анализа деятельности предприятия данных. Аналитика направляет внимание на бизнес-цели компании. Используются продвинутые инструменты и методы. Разрабатывается модель трудовых ресурсов. Упор делается на поиск уже не просто корреляций, а реальных причинно-следственных связей. 

 

Другими словами, на этом уровне мы уже знаем, почему снизилась прибыль: потому что изменилась рыночная ситуация или потому, что сотрудники переехали на удалёнку, где им мешает работать ремонт у соседей и необходимость сидеть с ребёнком.

 

На этом уровне HR-функция становится важным персонажем в процессе принятия решений компании. 

 

На интегрированном уровне применяются современные технологии искусственного интеллекта, строятся прогнозные модели на долгий срок. Аналитика происходит в режиме реального времени. Формируется аналитический отдел. Данные HR собираются в единую базу с финансовыми, операционными, бухгалтерскими данными. 

Аналитика интегрируется в бизнес и активно помогает принимать уже не только тактические, но и стратегические решения.

 

Хотите узнать больше о том, как Вы можете выстроить такую систему в вашей компании? Нужна ли она вашей организации? Как вы можете повысить свою ценность и ценность всего HR-департамента для решения ключевых вопросов бизнеса?

Скачайте бесплатно руководство «9 шагов внедрения HR-аналитики», которое поможет вам создать собственную стратегию формирования HR-функции с нуля.

 

  1. Бухгалтерский учёт и анализ // Эксмо. А.В. Зонова, Л.А. Адамайтис, И.Н. Бачуринская.2008.
  2. Как оценивать эффективность работы компании // Клерк. 2006.
  3. Финансовый анализ для менеджеров: оценка, прогноз // И.Д. Юрайт. Т.И. Григорьева.2012.
  4. Оценка кадрового потенциала организации // Директор по персоналу. 2016.
  5. Кейс «деловая игра для менеджеров по продажам» // HR по-русски. 2019.
  6. Организация работ по анализу труда и заработной платы на промышленном предприятии с использованием системного подхода // Мудрый экономист. 2007.
  7. Как искусственный интеллект меняет HR // HRTimes. ЭКОПСИ Консалтинг. 2020.
  8. HR-аналитика. Измерение экономических показателей // HR-portal. 2019.
  9. HR-дашборды: как начать говорить с бизнесом на языке цифр // Hurma. Анна Михайлова. 2021
  10. Джош Берсин модель HR аналитики // Аналитика плюс.

 

Автор Yva.ai